民辦職業院校檔案管理內涵建設問題探析
摘 要：加快檔案工作管理規范化、制度化建設的進程，是依法辦好民辦職業院校的重要基礎工作之一，也是衡量民辦職業院校教學質量和管理水平的一個重要標志。本文通過分析民辦職業院校檔案管理工作中存在的一些突出問題，提出了整改建議和對策措施，供參考研討。關鍵詞：民辦職業院�！n案管理 內涵建設
隨著國家大力發展高等教育事業的政策機遇和城鄉居民迫切希望獲得高等教育機會的需求劇增以及大學生就業形勢的嚴峻，民辦職業院校發展態勢和前景看好，但是由于民辦職業學校起步晚、發展快，其“速度、規模、質量、效益”，出現了發展不平衡、結構性矛盾突出等現象。民辦職業院校的制度管理和內涵建設方面問題較多，尤其是民辦職業院校檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約民辦高職院校發展的重要瓶頸之一。根據《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關于《高等院校檔案管理辦法》的明確規定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作，院校應當加強管理，將之納入院校整體發展規劃。”因此，民辦職業院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業院校教育水平和管理水平、加強內涵建設、促進學院發展的必由之路。
一、民辦職業院校檔案管理存在的主要問題
調研發現云南省的民辦職業院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問題：
1、民辦職業院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象。當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學校的附帶工作，不影響其長遠發展， 因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在學校領導身上，更是體現在學校全體教職員工身上。在很多民辦職業學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業院校存在檔案館和專業人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數職，還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學秘書或行政秘書兼職，既有日常教學管理工作或者辦公室行政事務性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章制度。目前，多數民辦職業院校的發展只注重規模與速度建設，忽略了內涵建設，這對學校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關規章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規范標準，甚至是缺乏相關的檔案管理制度，導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔；且因為缺乏規章要求，導致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規范的要求和長久保存檔案的考慮，存在“檔案材料幾大箱，用時要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄”現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學校歷史憑證的作用。
3、經費投入不足，導致不能實現檔案信息電子化建設。目前很多民辦職業學校在檔案管理方面的經費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到民辦職業院校的檔案管理中，導致民辦職業院校的檔案信息化建設相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業院校的檔案管理以傳統的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現代檔案管理技術的業務培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現代化的科學規范管理。而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設進程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于民辦職業院校成立的時間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時不注意檔案的收集與整理，導致很多院校只存在教學檔案和行政檔案，黨群建設和科研建設等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，學校沒有編研檔案。同時，由于缺少專職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發揮檔案在院校發展路程中的作用，檔案的服務職能處于被動狀態。檔案信息資源的開發利用渠道單一，僅限于發展黨員、評選三好院生、優秀畢業生等方面。在師資培養、人才選拔與考核及推薦院生就業、擴大對外交流、宣傳教育、樹立學校良好形象等方面，未能真正發揮檔案應有的作用。
二、民辦職業院校檔案工作建設的對策措施
1、加強院校領導對檔案工作的重視，提高全校職工檔案意識。一所學校能否把檔案館建立起來并制定出規范、科學的規章制度，做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學院發展服務，關鍵是領導的重視程度。領導重視檔案建設，善于用檔案資料來處理和規劃院校各項工作，是做好檔案工作的根本保證；學院全體教職工的配合也是關鍵。因此，檔案管理人員不僅要爭取學院領導對檔案工作的理解與支持，讓他們意識到檔案工作的重要性，把檔案管理納入院校計劃和規劃，納入學校管理制度，納入學院工作人員的職責范圍，同時還要做到檔案工作的意識與任何一項工的布置、檢查、總結、驗收同步進行。 要強化全體教職工的檔案意識，讓他們能夠真正從思想上和行動上意識到檔案工作對于學院和個人發展的重要性，自覺配合檔案部門的各項工作，積極參與學院檔案建設，在參與檔案建設過程中，認真研究落實本部門的檔案工作任務， 做到在平時的工作中自覺收集、整理檔案資料，并交檔案室統一保管，使學院檔案工作保質保量限期完成。
2、檔案工作管理做到科學化、規范化、制度化。針對民辦職業院校實際，建議制定規章制度，《民辦職業院校檔案資料分類編碼及歸檔范圍》、《各系、部檔案歸檔范圍和保管期限》、《系部教學檔案資料分類編目格式及類目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等各項制度要健全。要做到教學檔案、行政檔案、黨群建設檔案、學籍管理檔案、教師業務檔案和其它聲像檔案等等及時歸檔，對檔案管理實施細則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定，對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。
3、設置檔案室或者檔案館，配備專職檔案人員并注意對專職檔案人員的培訓，增強檔案管理人員的服務意識。要針對民辦職業院校實際情況設立檔案室或者檔案館，配備專職檔案管理人員，盡量做到檔案管理人員的穩定，即使出現人員流動也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動便出現資料丟失的現象。同時，要求專職檔案管理人員強化檔案知識學習，做到職責明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，在細節上保證檔案工作管理的順利進行。專職檔案管理人員要順應現代教育發展要求，做好從被動的傳統檔案的管理到利用檔案為學校發展和社會發展服務的過渡。過去，檔案人員往往以自身為中心來開展工作，片面注重檔案工作的收集與管理，較少做到主動利用檔案為學校發展服務。針對社會發展和民辦院校的實際，檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務，更不能憑想象、圖方便，必須改變觀念，重新審視檔案管理的全過程，以適應民辦職業院校的教育教學，為社會各界對民辦職業院校的教育評估提供翔實可靠的檔案資料，在服務理念、服務目的、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程等方面進行創新、拓展和提升。
4、針對民辦職業院校實際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎，也能直接反映出院校平時的工作成績。因此，要做到定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；強化文書管理，抓好院�；顒铀纬傻奈募牧系氖占τ姓埵緵]批復或有批復沒請示的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的完整歸檔。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料應留下原件，以備日后歸檔。針對有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續性和完整性的問題，應建立長效管理機制，保障檔案資料收集的連續性和完整性。比如，各系部的教改實驗課題，針對其周期長的特性，要注意材料收集的連續性，保證每院期、每院年的階段性實驗報告和終結性的實驗成果報告收集齊全。某項活動材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。
檔案工作的基本任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達成這一基本任務的保證，例如民辦職業院校教學、科研檔案材料的編研。這些編研材料不僅是教學、科研的最新成果，也是師生學習知識的鮮活教材。尤其是科研，它是教師每個時期完成的最新研究，許多教師會把科研成果寫入教案，形成了比書本知識更新的內容，同學們可以從這些編研檔案中學習到最新的知識。在知識更新換代飛速的今天，編研檔案彌補了書籍知識傳播速度不快的不足，成為師生學習知識的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實”的原則，根據民辦院校發展要求和教學評估要求，做好學校檔案材料的新編、續編、開發等編研工作，編研出《教學規章制度匯編》、《教育改革成果匯編》、《教學論文集》以及《相關課題研究匯編》、《特色教學成果匯編》等資料，以滿足師生對檔案資料的需求和教育督導評估對檔案資料的需求，是民辦職業院校檔案編研工作的基本任務。
5、強化檔案建設信息化的設施投入與現代化管理水平。要采取切實措施，把檔案工作需要的經費納入學校經費預算；要為檔案部門添置必要的設備，以便開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列為學�；窘ㄔO規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。促進檔案信息化建設，應當把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規劃，與數字化校園建設同步發展。要設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案建設信息化所需的設備實施，采用先進設備充實檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規范工作，編制檢索工具，充分利用網絡化環境，快捷、準確、廣泛地為院校的教學、科研、管理等工作服務，提高檔案服務質量和服務效率。
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