最新會計檔案管理制度

最新會計檔案管理制度范文

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　　鄉鎮衛生院會計檔案管理制度

　　為了加強會計檔案的科學管理，充分發揮會計檔案作為經濟管理信息資源，反映經濟管理面貌的歷史資料作用，為單位合理組織業務經營及提高經濟效益提供有益的經濟數據參考資料。依據《會計法》及《會計檔案管理辦法》的規定，特制定本制度。

　　一、 會計檔案分類

　　本制度所指的會計檔案是會計核算資料檔案，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務軟件和會計數據存儲介質及其他會計核算專業資料(指合同、養老金繳納清冊、工資冊、會計檔案保管清冊、原始始票據存檔等)等五大類，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

　　二、會計檔案的整理

　　鄉鎮衛生院每月應對會計憑證進行整理裝訂成冊，年度結算后應對會計憑證、會計賬簿(包括現金日記賬和銀行日記賬)、會計報表(會計報告)、工資冊、藥品與庫存物資的盤點清單、銀行對賬單與銀行余額調節表及養老金繳納清冊等整理立卷、裝訂成冊并寫好案卷目錄和年度案卷說明，交會計檔案專柜存放。

　　如進行電算化記賬，其電算化會計數據信息應及時備份并以磁帶、磁盤、光盤等磁性介質進行保存，防止會計數據信息的丟失;并每月打印會計報表、科目匯總表、余額發生額明細表、往來帳余額表、銀行日記帳;年度終了后所有的電算化會計數據應打印輸出，以紙介質形式連同其它會計檔案、電腦磁盤一同保管。

　　為了便于檔案的統計、保管和查找利用，必須對所有的案卷進行排列和編號。并且在排列、編號上要盡量適應本單位會計檔案形成的特點和管理方式。鄉鎮衛生院的會計檔案按“年度—類別—保管期限分類排列法”，即把一個會計年度中所形成的會計檔案，分為會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料四大類。一個單位一年的會計檔案經過分類整理、裝訂、編號，然后都要登記案卷目錄。會計檔案案卷目錄是根據案卷內容和成分按一定次序編排的，用于檢索的案卷名冊，是揭示和介紹了會計檔案的'內容，是一個基礎的檢索工具。會計檔案案卷目錄的項目主要有：序號、案卷號、案卷標題、起止日期、張數、保管期限、備注等。

　　三、會計檔案的保管

　　進庫檔案必須符合標準、妥善保管、專人負責、科學管理、存放整齊、排列有序、查找方便，并要做好防霉、防潮、防火、防盜。對磁介質檔案還要做好防磁工作，每年至少翻一次，不斷改善保管條件，并要定期組織檢查，確保檔案安全完整。

　　要認真做好會計檔案資料的利用，為領導決策和提高經濟效益服務。對查閱檔案要有嚴格的審批手續，凡內部各職能部門查閱，須經財務負責人批準;外單位查閱須經單位負責人批準，嚴格按審批內容進行查閱，并辦理登記手續，嚴禁在會計檔案上涂改、拆封和抽換等。借閱檔案歸還時間最長不得超過10天，超期應辦理延期手續，到期檔案管理人員應主動催收，并對收回的檔案認真檢查有無缺損等情況。

　　全套會計電算化系統文檔視同會計檔案保管，保管期截止至該系統停止使用或有重大修改后三年;各種會計檔案保管期限應根據《會計檔案管理辦法》有關規定執行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后第一天算起，分為永久、定期。具體保管期限如下：1、會計憑證、會計賬簿(包括總賬、明細分類賬)保管期限為15年;2、現金日記賬、銀行日記賬、保管期限為25年;3、會計月報表和其他應保存的會計核算專業資料保管5年;年度會計報表與財年度決算報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊保管期限為永久。

　　合并、撤銷單位的會計檔案，應根據不同情況辦理移交手續，交接雙方要在移交清冊上簽名。會計檔案管理人員調動工作或因故離職，要將所管的會計檔案向接辦人移交清楚，并應上級主管部門、單位負責人及有關人員負責監交。

　　四、會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由單位檔案機構會同財務部門提出銷毀意見，編造會計檔案銷毀清冊，經單位負責人審查簽署意見后由會計、檔案部門共同派人監銷，其中未了債權、債務憑證、建設項目應抽出單獨立卷保管，直至債權、債務、建設項目結清為止。

　　有限公司會計檔案管理制度

　　為了加強會計檔案的管理，保證會計檔案的安全完整，及時歸檔和定期銷毀，根據財政部，國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》結合本公司實際，制定本制度。

　　一、會計檔案的范圍及管理部門

　　(一)會計檔案是會計憑證、會計帳簿、會計報表和會計軟件等會計核算專業材料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和憑據。

　　(二)會計檔案管理部門：集團公司檔案室及公司財務部。

　　二、會計檔案的整理與歸檔

　　(一)月度終了，有財務部專人及時整理裝訂各類會計憑證和會計報表。年度終了，要及時整理裝訂各類會計帳簿及相關會計材料。

　　(二)當年形成的會計檔案，原則上可由財務部存放保管一年。期滿后，編造清冊，移交公司檔案室。

　　(三)財務部與檔案室交接時，由雙方在移交清冊上簽章

　　三、會計檔案的查閱和借用：

　　(一)會計檔案原則上只允許本公司財務部會計人員查閱和使用，其中查閱已歸檔的會計憑證，應辦理登記手續。

　　(二)本公司其他部門或外單位人員需要查閱、借用會計檔案，必須有公司財務副總或財務部長批準，辦理登記手續后，由會計檔案管理員協同查閱，并嚴格執行有關保密制度。

　　四、會計檔案的保管期限：

　　(一)會計檔案的保管期限，從年度終止后第一天起。

　　(二)會計檔案根據其特點在保管期限上分永久和定期兩種。定期保管期限10年、15年。

　　五、會計檔案的銷毀：

　　(一)會計檔案的保管期限滿，需要銷毀時，需財務部長、分管財務副總簽批，“銷毀清單”上報公司總經理批準后，到指定地點銷毀。

　　會計檔案銷毀時，應由檔案室和財務部共同派員并有公司領導共同監銷。

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