企業(yè)采購管理需重視的問題

企業(yè)采購管理需重視的問題

　　企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往從企業(yè)自身的發(fā)展要求出發(fā)，高度重視質(zhì)量管理體系的建立。從質(zhì)量體系建立之初到運(yùn)行，在人力資源、財(cái)務(wù)支出、運(yùn)行環(huán)境上都給體系的建立打好了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　1企業(yè)采購管理概述

　　1.1研究內(nèi)容

　　自我國改革開放以來，市場經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式占據(jù)了重要地位，在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展競爭日益激烈的現(xiàn)代化城市經(jīng)濟(jì)模式中，質(zhì)量管理的理念自2001年我國加入世界貿(mào)易組織后就有了全新定義。2001年后我國逐步進(jìn)入國際市場的舞臺(tái)，掌握國際市場的變化規(guī)律，按照歐洲貿(mào)易標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量規(guī)定生產(chǎn)產(chǎn)品，嚴(yán)格控制進(jìn)出口商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)生產(chǎn)與銷售都依賴采購原材料，從而進(jìn)行循環(huán)經(jīng)營，企業(yè)采購管理模式的創(chuàng)新有利于企業(yè)的長期發(fā)展，隨著市場環(huán)境的變化，企業(yè)動(dòng)態(tài)調(diào)整企業(yè)采購管理模式，對推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展具有很好的幫助。在質(zhì)量管理上，我國最早引用的質(zhì)量管理相關(guān)內(nèi)容就是ISO認(rèn)證體系，2001年我國加入世界貿(mào)易組織，ISO體系便得到應(yīng)用，并且沿用至今，對我國進(jìn)出口貿(mào)易的十幾萬中商品進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。企業(yè)的發(fā)展離不開市場、離不開產(chǎn)品質(zhì)量，企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量監(jiān)督管理?xiàng)l例，把握質(zhì)量管理體系，是對企業(yè)未來發(fā)展的負(fù)責(zé)，可以幫助企業(yè)發(fā)展提供可持續(xù)發(fā)展動(dòng)力。因此，采購管理需要認(rèn)真負(fù)責(zé)的檢驗(yàn)每一項(xiàng)產(chǎn)品的規(guī)格與細(xì)致分類，對產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)的判斷，對原材料進(jìn)行劃分，提出問題，完善采購制度，確保企業(yè)的采購安全，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

　　1.2企業(yè)采購管理概念

　　采購管理制度是指以文字的形式對采購組織工作與采購具體活動(dòng)的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。為了規(guī)范采購工作，提高采購工作的效率，我們必須建立健全多種采購管理制度，以此作為采購人員與采購部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效地運(yùn)行，從而圓滿地完成采購任務(wù)，滿足企業(yè)其他部門對采購業(yè)務(wù)的要求。

　　1.3企業(yè)采購管理的特點(diǎn)

　　建立企業(yè)采購管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系;明確采購人員的業(yè)務(wù)操作要求，從而有利于加強(qiáng)考核;有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。值得提出的是，采購管理制度作用的發(fā)揮是建立在采購制度本身科學(xué)性的基礎(chǔ)上的，為此，企業(yè)采購管理制度應(yīng)體現(xiàn)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一、文字化，任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求，口說無憑，應(yīng)以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動(dòng)綱領(lǐng)，對任何人、任何采購活動(dòng)均起規(guī)范作用。文字化的采購制度可以張貼起來，也可以打印成冊，分發(fā)給每一個(gè)采購人員，要求大家領(lǐng)會(huì)其內(nèi)容，自覺地按采購制度要求自己。第二、嚴(yán)肅性，采購管理制度一旦確定，采購人員應(yīng)不折不扣地執(zhí)行，只制定制度而不加強(qiáng)執(zhí)行與實(shí)施的監(jiān)督，這樣的規(guī)定、制度是毫無價(jià)值的。在實(shí)際運(yùn)作中，對違反制度的采購人員應(yīng)有相應(yīng)的制裁措施，應(yīng)提倡采購制度的嚴(yán)肅性。第三、協(xié)調(diào)性，采購管理制度要注重各部門、各崗位之間的協(xié)調(diào)，把上下級工作、前后環(huán)節(jié)工作有機(jī)地協(xié)調(diào)與聯(lián)系起來，以體現(xiàn)集體利益。

　　2企業(yè)采購過程中存在的問題

　　2.1供應(yīng)商失責(zé)問題

　　根據(jù)調(diào)查，企業(yè)內(nèi)部查采購部2011年質(zhì)量目標(biāo)及策劃，“完善供應(yīng)商管理體系，加強(qiáng)采購及供應(yīng)商管理，制定及完善采購部管理制度和供應(yīng)商信息保密制度”，但制度無簽字、審核，仍為起草稿，這說明企業(yè)內(nèi)部的供應(yīng)商管理信息并沒有更新;新供應(yīng)商開發(fā)管理辦法要求按照公司合格供應(yīng)商各種資質(zhì)，并對其進(jìn)行審核，資質(zhì)審核合格后由采購部負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)部、質(zhì)管部和研發(fā)部聯(lián)合現(xiàn)場評審，電纜線芯供應(yīng)商天津帝緣，供應(yīng)商編號29081，按照企業(yè)內(nèi)部信息核對，供應(yīng)商為2011年新開發(fā)供應(yīng)商，但不能提供供應(yīng)商審核及評審記錄;查采購部合格供方名錄，還沒有對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)。

　　2.2數(shù)據(jù)分析問題

　　企業(yè)內(nèi)部采購部2011年工作目標(biāo)，維持采購物料價(jià)格穩(wěn)定，整體國內(nèi)采購成本降低10%，采購合同到貨履約率達(dá)95%以上，企業(yè)采購部提供2011年采購數(shù)據(jù)分析清單，如果清單內(nèi)容存在質(zhì)疑，則采購數(shù)據(jù)存在問題。企業(yè)成本降低6.01%，按照合同按時(shí)交貨履約率統(tǒng)計(jì)表分析，合同履約率96.2%，但是價(jià)格卻降低了，因此可以看出企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)分析，存在一定問題。針對產(chǎn)品的質(zhì)量問題與供應(yīng)商的溝通記錄與分析，以督促供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和任務(wù)履約率，有溝通記錄，但沒有數(shù)據(jù)分析，沒有形成供應(yīng)商管理檔案，采購部部門職責(zé)中供應(yīng)商管理，進(jìn)行供應(yīng)市場的調(diào)查與分析，采購員市場調(diào)查及分析完成后口頭向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但無書面報(bào)告

　　2.3供應(yīng)商規(guī)定的控制程序操作性差，缺乏激勵(lì)問題

　　由于對各環(huán)節(jié)的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和要求不明確，導(dǎo)致文件的可操作性差，部分環(huán)節(jié)由于缺乏具體的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)而無法執(zhí)行。在合格供應(yīng)商引入申請環(huán)節(jié)，采購部門按照文件的要求，在新供應(yīng)商引入之前向認(rèn)證部提出合格供方引入申請，由認(rèn)證部審批后安排審核。但文件沒有對審批的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，造成目前公司的某一個(gè)物料的合格供應(yīng)商一般都在4家以上，不但沒有增強(qiáng)價(jià)格和質(zhì)量的談判力，反而使得公司物料的采購分散，加之我公司生產(chǎn)規(guī)模本來就不大，更削弱了公司對供應(yīng)商的談判力。

　　2.4《采購控制程序》執(zhí)行問題

　　《采購控制程序》規(guī)定了公司從接到產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃、采購需求計(jì)劃、采購計(jì)劃、直到物料采購到廠的全過程流程。對于生產(chǎn)計(jì)劃如何形成采購需求、采購需求的匯整、以及采購計(jì)劃的編制和審批均沒有在文件中得以規(guī)定，文件僅對這些流程進(jìn)行了描述，而并沒有明確作業(yè)的要求，訂單量通常無法與現(xiàn)有庫存量和生產(chǎn)需求數(shù)量保持一定程度的符合，加之沒有上限限制，采購量經(jīng)常大大超過生產(chǎn)需求而導(dǎo)致大量的庫存積壓或生產(chǎn)待料的狀況。采購計(jì)劃的要求因在文件中只有描述，而并沒有設(shè)置有效的審批和監(jiān)控環(huán)節(jié)，也促成了前述狀況的發(fā)生。

　　2.5采購環(huán)節(jié)的過程結(jié)果指標(biāo)缺乏合理性

　　對采購部的考核指標(biāo)為物料采購不及時(shí)次數(shù)、材料進(jìn)廠交驗(yàn)合格率，而在公司設(shè)計(jì)的部門職責(zé)中，采購部不負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的評估以及供應(yīng)商的考核管理工作，而僅有權(quán)調(diào)配供應(yīng)商的采購額度，因此，采購部無法為因供應(yīng)商無法得到客觀的評估、以及沒有得到有效的考核而未能使得供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量上得到應(yīng)有的壓力負(fù)全部責(zé)任，因此，將材料進(jìn)廠交驗(yàn)合格率單獨(dú)作為采購部的考核指標(biāo)是不合理的。

　　3導(dǎo)致采購存在問題的原因分析

　　3.1基層領(lǐng)導(dǎo)的作用沒有得到充分發(fā)揮

　　企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往從企業(yè)自身的發(fā)展要求出發(fā)，高度重視質(zhì)量管理體系的建立。從質(zhì)量體系建立之初到運(yùn)行，在人力資源、財(cái)務(wù)支出、運(yùn)行環(huán)境上都給體系的建立打好了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。他們對體系建立適用的標(biāo)準(zhǔn)和體系文件都有一定的認(rèn)識和理解，都有意識地按照體系要求有效地管理企業(yè)。

　　3.2夸大內(nèi)審員的作用

　　內(nèi)審員是貫標(biāo)和建標(biāo)的第一批人員，是建立、實(shí)施、保持、提高管理體系運(yùn)行效果的骨干力量，對體系運(yùn)行起監(jiān)督作用，對管理體系的保持和攻進(jìn)起參謀作用;在第二、三方審核中起內(nèi)外接口作用;在推標(biāo)、建標(biāo)過程中起橋梁、紐帶作用;在體系的實(shí)施中起帶頭作用。但質(zhì)量管理不是內(nèi)審員一個(gè)人的事情。

　　3.3信息溝通不暢

　　管理體系本身就是職責(zé)清晰、權(quán)限明確、接口嚴(yán)密的運(yùn)行系統(tǒng)。信息溝通的基礎(chǔ)是各接口單位的職責(zé)劃分，根據(jù)歸口業(yè)務(wù)的范圍和體系文件的規(guī)定，以電話、直接交流、開會(huì)等方式進(jìn)行信息傳遞，并做好相應(yīng)的記錄或證據(jù)的獲取。

　　3.4培訓(xùn)不到位

　　質(zhì)量管理體系是一個(gè)邏輯嚴(yán)密、結(jié)構(gòu)清晰、權(quán)限明確、自我完善、自我提高的企業(yè)質(zhì)量管理模式，在實(shí)施的過程中，真正體現(xiàn)了全員參與的原則，體現(xiàn)了管理不漏項(xiàng)、事事有人管、人人都管事、管事有績效、時(shí)時(shí)在提高的原則，因此質(zhì)量管理體系的運(yùn)行絕對不是哪一個(gè)人的事情，必須通過全方位、多層次、全過程的培訓(xùn)，人人養(yǎng)成經(jīng)營、管理、工作離不開管理體系，管理體系時(shí)時(shí)指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營、管理及其他工作的自覺意識，這是管理體系有效運(yùn)行的第一保證。

　　3.5考核指標(biāo)不清晰，獎(jiǎng)懲不到位

　　質(zhì)量管理體系建立之初，必要的考核是促使標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)踐融合的催化劑。根據(jù)職責(zé)清晰、權(quán)限明確的要求，制定細(xì)化的考核標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)考核的結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)罰，將是體系運(yùn)行的有力保證。經(jīng)過訪談，發(fā)現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)人員對質(zhì)量體系運(yùn)行中出現(xiàn)的問題有過質(zhì)疑，也向企業(yè)管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有所反映。人為因素固然是體系運(yùn)行的主要阻力，但由于很多問題是公司現(xiàn)有質(zhì)量管理體系程序設(shè)計(jì)跟不上公司發(fā)展變化導(dǎo)致的，是職責(zé)權(quán)限分配與程序設(shè)計(jì)未適當(dāng)匹配造成的，僅僅依靠支持性活動(dòng)來提高質(zhì)量管理水平是不可能做到的。企業(yè)要根據(jù)采購狀況判定采購產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合ISO9000持續(xù)改進(jìn)的要求，提出對公司質(zhì)量管理體系進(jìn)行程序改進(jìn)的時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟，而且勢在必行。

　　4改善企業(yè)采購管理的創(chuàng)新策略

　　4.1完善采購的準(zhǔn)備工作

　　在采購的初期，要完善采購準(zhǔn)備工作的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，處理好采購前期準(zhǔn)備工作，以實(shí)現(xiàn)對采購工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)，將職責(zé)落實(shí)到位。確定合理的定貨量、優(yōu)秀的供應(yīng)商和保持最佳的安全儲(chǔ)備。能夠隨時(shí)提供定購、驗(yàn)收的信息，跟蹤和催促對外購買加工的物料，保證貨物及時(shí)到達(dá)。建立供應(yīng)商的檔案，用最新的成本信息來調(diào)整庫存的成本。具體有：a.供應(yīng)商信息查詢(查詢供應(yīng)商的能力、信譽(yù)等)。b.采購與委外加工統(tǒng)計(jì)(進(jìn)度跟蹤統(tǒng)計(jì)、建立檔案，計(jì)算成本)。c.價(jià)格分析(對原材料價(jià)格分析，調(diào)整庫存成本)。

　　4.2采購程序的改進(jìn)

　　第一，采購需求分析企業(yè)在采購過程中，根據(jù)生產(chǎn)數(shù)量判斷采購需求數(shù)量，在采購需求分析過程中，應(yīng)該先根據(jù)公司產(chǎn)品與煤礦機(jī)械控制裝置制造具體規(guī)模確定企業(yè)的生產(chǎn)能力與資源缺口情況，分析采購需求狀況。其中采購需求應(yīng)該根據(jù)研發(fā)的具體情況與上一次生產(chǎn)情況作為判斷經(jīng)驗(yàn)，并考慮一系列相關(guān)的技術(shù)因素，對采購產(chǎn)品的相關(guān)信息與產(chǎn)品的技術(shù)因素進(jìn)行判斷，了解具體影響，同時(shí)加強(qiáng)與技術(shù)、生產(chǎn)以及質(zhì)量相關(guān)的內(nèi)容，保證采購過程中的可行性與穩(wěn)定性。第二，采購重要性分級GJB9001A-2001標(biāo)準(zhǔn)，采購過程中的具體要求要保證企業(yè)的具體應(yīng)用情況，根據(jù)供應(yīng)方的具體供應(yīng)數(shù)量，開展采購的產(chǎn)品質(zhì)量控制也要根據(jù)具體采購的產(chǎn)品進(jìn)行定位和判斷，依據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量特性以及采購中對企業(yè)產(chǎn)品影響力進(jìn)行判斷，了解企業(yè)的采購行為。

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