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內審人員如何提高審計溝通能力
審計人員的溝通能力非常重要。據統計有60%的審計人員對審計溝通能力非?释岣。的確如此,審計溝通在首次會議、初步調查、現場審計、終止會議以及舞弊調查等很多環節被使用。多數情況下審計溝通又和審計數據收集技術結合在一起,沒有良好的溝通能力,數據分析審計和審計信息化都是空談。還有審計溝通中還需同時填寫調查表、繪制流程圖等,這些也是非常重要的技能。審計訪談作為一種審計技術,在審計溝通重占據首要的位置。下面是yjbys小編為大家帶來的關于內審人員如何提高審計溝通能力的知識,歡迎閱讀。
一、審計訪談內容
1.關注訪談背景
我們在訪談前期需要了解整個組織的概況、客戶的部門概況,同時要向被審計單位闡明本次審計的目的和內部審計效果等。
2.關注訪談環境
除了人之外,我們還要注意溝通現場氣氛。溝通環境能潛移默化地作用于人的心理,間接對訪談效果產生影響。我們在會議室的座位順序,現場的錄音設備等都會影響被審計人員的心理。還有包括走廊的吵鬧聲、過強烈的光線、精神不集中等,內部審計人員應保證自己有良好的會談習慣,使交談不受干擾。
3.內部審計人員自身
作為談話的策劃者、控制者和主導者,內部審計人員需要具有良好的策劃、口語表達、敏捷反應、把握細節、現場控制等能力和職業信譽及個人素養。
4.事先了解被訪者
內部審計人員應進行精心準備,使被訪者重視會談并與內部審計人員積極、充分、切題的交流。
5.明確談話主體及相關信息
內部審計人員和被訪者應自訪談開始時就清楚一個訪談主題,以便使交流更有效。
6.信息傳遞控制
內部審計人員應通過訪談中的信息傳遞控制,使談話圍繞主題反復深入地進行,并對無關話題及時結束和轉移。
二、審計訪談過程
1.訪談的準備
不打無準備的仗,審計人員要在訪談準備階段仔細熟悉審計目標,準備議程。還要選擇并進一步了解被訪者、準備好交流的文字材料。這里需說明的是一定要提前預約好被訪者,防止對方爽約。為了我們不必要的等待時間,我們還要在會議開始前確認對方是否能夠按時參加溝通會議。此外確定訪談時間和地點、設計并布置訪談的環境也是重要的細節問題。細節決定成敗,我們要考慮好訪談的所有細節。
2.訪談開始
訪談開始后我們要通過環境、語言等營造輕松的訪談氣氛。為了拉近人的距離,我們可以先聊一些家常和務虛的工作。審計人員要保持儀表整潔、精力充沛、反應迅速、堅定自信、愉快、有耐心;給人以信賴感。千萬不能給人猥瑣的感覺。不卑不亢才是溝通的基礎。
3.訪談的進行
一旦進入正式的訪談中,我們會發覺被審計人員有時會跑題,甚至有人還會拖延時間。這時我們就要果斷、機智的打斷無關或重復的談話,把大家拉回話題。觀察話外音和表情,注意肢體語言信息也是一種需要多家鍛煉的技能。這些非語言信息可以以避免溝通誤解。為了提高談話效率,我們每次提出一個盡量簡單和直接的問題。提出的問題還要有邏輯性,可從易到難安排提問順序。
訪談時我們要保持空杯心態去客觀了解,不發表主觀評論。耐心傾聽、適當插話,并進行書面記錄。做好書面筆記也是對對方的尊重。千萬不要帶有非難、嘲笑、厭煩或指責的情緒。能夠隨時比較分析談話內容和對方及時確認,也是一種好習慣。
4.訪談結束
訪談結束后不要忘記和被訪談人員進行簡短的總結和反饋。反饋結束后盡快整理談話記錄,對獲得信息進行初步的判斷。當然你若能夠邊聊邊記錄那是非常有效率的表現。如果對書面記錄有困難的人員,可以嘗試錄音(需征求對方同意)或平時注意速記訓練。
三、審計訪談中常見的提問
在提問的時候,我們一定要注意選擇開放式提問,千萬不能不暗示回答者問題的答案。這些問題可以這樣問:你是否在驗收現場?你對這份文件簽字了么?你主動檢查這件事還是別人請你來檢查?你對這項管理控制手段多長時間檢查一次?上一次檢查的時間是什么時候?你為什么批準這項采購計劃?這項工作在我看來并不容易,你是怎么做的?
開放式問題可以使你獲得更多的信息,也讓我們保持獨立客觀的心態。只有保持空杯心態才能取得被審計人員的充分信任。
在最后的總結里我們想說對外行來說,聊天只是聊天。但對審計人員來說,說話無小事,審計訪談是一種審計技術。它是審計溝通中最重要的一環,是審計人員重要的能力,其作用不亞于財務、計算機知識。這是一門我們大家不得不重視的的課程。
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