商務秘書禮儀常識

商務秘書禮儀常識大全

　　現代社會，人際交往非常重要。良好的禮儀修養表現的是自尊、對他人的尊敬以及對交往雙方平等地位的強調。下面yjbys小編為大家準備了一些關于商務秘書的禮儀常識，歡迎閱讀。

　　交談禮儀

　　交談態度：1.自信從容 2.互相尊重 3.率真坦誠

　　如何說：1.細語柔聲 2.少說多聽 3.交往以對方為中心

　　談話禮儀的四大禁忌：1.打斷對方 2.補充對方 3.糾正對方 4.質疑對方

　　對外交流禮儀的基本規范：

　　規范的稱呼：1.使用行政職務的稱呼 2.使用技術職稱稱呼 3.使用行業職務稱呼 4.泛尊稱

　　稱呼禁忌：1.不用無稱呼 2.替代性稱呼不能用 3.不用非正式的稱呼 4.不用非正式的簡稱

　　話題選擇的原則：1.選擇對方感興趣的話題 2.有自己對人對事的態度和觀點

　　3.避免涉及對方忌諱的話題

　　適宜選擇的話題：1.既定的話題 2.擅長的話題 3.時尚的話題 4.高雅的話題 5.輕松的話題

　　忌諱的話題：1.忌以非議國家、黨、政府以及企事業單位為話題

　　2.忌以國家、組織、行業的秘密作為話題 3.忌以背后議論領導、同行和同事為話題

　　4.忌以捉弄取笑對方為話題 5.忌以非議旁人為話題

　　6.忌以格調低下的內容為話題 7.忌談論個人隱私問題

　　交談方式：1.“傾瀉式”交談 2.“啟發式”交談 3.“跳躍式”交談 4.“擴展式”交談

　　5.“批判式”交談 6.“靜聽式”交談

　　名片

　　名片類別：1.商業名片 2.公用名片 3.個人名片

　　名片的功能：1.廣告作業 2.禮尚往來作用 3.通報、打招呼作用

　　名片的遞送：1.預先準備好名片

　　2.把握好遞送名片的時機：一般選擇初時之際或分別之時，不宜過早或過遲

　　3.有序遞送名片 4.遞送名片應鄭重其事

　　名片的接納：1.態度謙虛有禮 2.認真閱讀名片 3.精心存放 4.要有來有往

　　索要名片：1.互換法 2.暗示法 3.謙恭法

　　介紹

　　自我介紹的具體形式：1.應酬式自我介紹 2.工作式自我介紹 3.交流式自我介紹

　　4.禮儀式自我介紹 5.問答式自我介紹

　　介紹的方式和技巧：1.巧解姓名，以名言志 2.借貌自嘲，似貶實褒

　　3.借座右銘，抒情勵志 4.剪影組合，展現自己

　　5. 比名流，更顯幽默 6.巧借特產，以物喻人

　　介紹的順序：將年輕者介紹給年長者，男士介紹給女士，將客人介紹給主人，將非官方人士介紹給官方人士，將地位低者介紹給地位高者，將單位(公司)的同事介紹給

　　來訪者(客戶)等。

　　拜會

　　拜會的作用：1.增進了解，交流感情 2.擴寬視野，提高效率

　　拜會的類型：以拜會方式不同分：1.主動拜會 2.應邀拜會

　　以拜會目的不同分：1.事務性拜會 2.業務性拜會 3.情感性拜會 4.禮節性拜會

　　以拜會性質不同分：1.公務性拜會 2.友情性拜會

　　拜會前的準備：1.明確拜會的目的 2.提前預約 3.認真做好拜會的具體準備

　　拜會時的禮儀規范：1.準時赴約 2.客氣登門 3.禮貌進門 4.適度交談 5.致謝告辭

　　見面禮節：1.給對方一個良好的印象

　　2.行握手禮：男女之間，男方要等女方先伸手才能握手，如女方不伸手，即無握手之意，男方就用點頭或鞠躬致意;賓主之間，主任應向客人先伸手，以示歡迎，客人走時，客人應先伸手;上下級之間，下級要等上級先伸手，以示尊重;長幼之間，年幼的要等年長的先伸手，以示敬重。

　　3.親切問候：順序：下級先問候上級，主人先問候客人，男士先問候女士稱呼(稱謂)要恰當

　　4.禮貌呈上名牌

　　饋贈禮品

　　饋贈禮品的原則：

　　1.紀念性原則

　　2.輕重原則

　　3.效用性原則

　　4.投好避忌原則

　　5.時機原則

　　選擇禮品要注意把握的幾個方面：

　　1.考慮交往活動的目的：公務性送禮。不要選擇以下幾類物品贈與公務交往對象：一是現

　　金、信用卡、有價證劵;二是昂貴的奢侈品;三是不利于健康的

　　物品、如煙、酒等;四是容易使異性產生誤解的物品;五是觸犯

　　受贈者個人忌諱的物品。

　　個人間的送禮

　　2.考慮與受禮者的關系

　　3.考慮受禮者的個人愛好

　　4.考慮一定的民俗禁忌

　　5.要心存“敬重”之情

　　饋贈時機的選擇：

　　1.節日喜慶

　　2.探視病人

　　3.離任遠行

　　4.酬謝他人

　　5.拜訪、做客

　　6.外出歸來

　　7.回贈還禮

　　受禮禮節：

　　1.受禮要大方

　　2.忌當面、當眾打開禮品

　　3.不要拒受禮

　　拓展閱讀

　　商務秘書接待禮儀知識

　�。ㄒ唬�學習目標

　　要求做好熱忱待客。秘書人員要熱情周到地接待來訪者。

　�。ǘ�）做好熱忱待客

　　在帶領來訪者時，要配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導�？蛇呑哌呄騺碓L者介紹環境。要轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。側身轉向來訪者不僅僅是禮貌的，同時還可觀察留心來訪者的意愿，及時為來訪者提供滿意的服務。到達會客室前要指明"這是會客室"，如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進入，如果門往內開，自己先進入，按住門后再請客人進入。一般右手開門，再轉到左手扶住門，面對客人，請客人進入后再關上門，通常叫做外開門客先入，內開門己先入。

　　有時會客室的布置，經常會有使來客不知該坐何處才好的感覺，因此引導坐位的行動是有必要的。

　　客人來到后，秘書人員要負責端茶倒水，當然最好先征求客人的意見，問清愿意喝哪種飲料再送上。優秀的秘書人員對重要客人喜歡的飲料要記住，以便再次來訪時主動送上。

　　熱忱待客，看似簡單，實則不然，秘書人員熱情周到待客所表現出來的形象，就是整個單位形象的縮影。

　�。ㄈ�）相應知識

　　1、交際心理基本原則

　　這里所說的交際心理基本原則，實際上就是禮儀的基本原則。做接待工作就是要從心理上真誠地尊重別人、關心別人、理解別人、體貼別人、善待別人。在此基礎上還要注意以下幾項原則

　�。�1）自尊與尊人的原則

　　自尊是指一個人對自身的一種態度，它是自我意識的一種表現形式。一個人能夠自己尊重自己，接納自己，保持自己的人格和尊嚴，就叫做自尊。

　　尊人指的是對待他人的一種態度，這種態度要求承認和重視每個人的人格、感情、愛好、職業、習慣、社會價值以及所應享有的權力和利益。尊人，從社會角度來說，它是一個重要的道德規范；對個人來說，則是一種良好的道德品質。

　　尊人的精神滲透在接待工作的方方面面。比如，當我們使用"請、您、謝謝、對不起、……"這些用語時，是尊人的表現；來了客人起立招呼，上茶時雙手捧上，也是尊人的表現。

　　（2）內在美與外在美的原則

　　外在美主要是指一個人外部形態的美，是其在身材、相貌、服飾、談吐、舉止等方面表現出來的美。內在美主要是指一個人內心世界的美，是其在文化素養、道德品質和思想境界等方面所具有的美。

　　交際禮儀就是表現人的美德的一種具體形式，使美好的心靈與美的儀表、美的談吐、美的舉止形成一個有機的整體，使人們在交際活動中能夠充分展現出自己美的風采。

　�。�3）自信大方與適應環境的原則

　　自信大方和適應環境是一種互補的關系。

　　一個自信的人保持著一種積極主動的心理狀態，因此面對一些意外的情況，他能處變不驚，鎮定自若，及時地采取相應的措施予以補救，而決不會手足無措。即使出了一點差錯，他也敢于落落大方地向對方表示歉意，求得對方的諒解，從而安然過關。

　　我們強調適應環境的原則并不意味著人們在交際活動中只能畏畏縮縮，生怕哪里禮儀不當會引起對方的不快。如是這樣，容易引起對方的猜疑。適應環境與自信大方應當和諧地統一起來。

　�。�4）言行適度與交往目的原則

　　人際交往要言行適度，該說則說，該行則行，但要把握好分寸。

　　人的行為總是為了達到一定的目的、獲得某項具體結果的。特別是在今天，世界正處于新技術革命的時代，社會的飛速發展迫使人們不得不樹立嶄新的時間觀念。那些沒有實際意義的"虛禮"已日益失去了市場。因此，我們在進行一項交際活動之前，都應認真地思考一番，此番交際活動的目標究竟是什么？可以采取哪些最省時、最簡便的禮儀形式達到這一目標。

　　2、與來訪者言談的禮節

　　言談是人際傳播的重要手段，若要使之在人際交往中發揮更大的作用，除了做到言簡意明，我們還應力求以語言的"禮"吸引他人，以語言的美說服他人。下面著重介紹的是直接言談禮節。

　　直接言談即聽者與言者在同一場所進行的面對面交流。在直接言談中，有以下幾點須多加注意的：

　�。�1）談吐的儀態。不論言者還是聽者，交談時雙方必須保持精神的飽滿；表情自然大方和顏悅色；站立寒喧也好，坐著聊天也罷，兩人均應目光溫和、正視對方，以示尊重；兩人之間的距離可視雙方關系的親疏而定。

　　（2）話題的選擇。所謂話題，就是言談的中心。話題的選擇反映著言談者品位的高低。選擇一個好的話題，使言談雙方有了共同語言，往往就預示著言談成功了一大半。因此，首先，要選擇交談者喜聞樂見的話題。如天氣狀況、風土人情、體育比賽、電影電視、旅游度假、烹飪小吃等。其次，要回避眾人忌諱的話題。如個人的私生活（包括一個人的年齡、婚姻、履歷、收入、住址等其他方面的家庭情況）、令人不快的事件（疾病、死亡、丑聞、慘案等）、以及某人生活習慣、宗教信仰、政治主張等均少談或不談為好。最后，不宜談論自己不甚熟悉的話題。

　�。�3）言者的表現。談話者語言表達應準確明了，語意完整，合乎語法；語言輕柔，語調親切，語速適中。同時，要顧及聽者的情緒與心理的變化，不可滔滔不絕"一言堂"式地說個沒完，或大搞"酒逢知己千杯少，話不投機半句多"而冷落了某些人，更不能選用只有在場少數幾個人聽得懂的外語或方言與個別人交談而置多數人于不顧。不雅的口頭禪甚至粗、臟的語言"垃圾"在言談中應杜絕使用。言談間，適當運用各種手勢能起到錦上添花的作用，但手勢過多、動作幅度過大卻會有輕浮、欠穩重之感，甚至產生畫蛇添足之效果。

　�。�4）聽者的反應。與言者相比，聽者在交談中處于相對被動的地位，全神貫注，認真聆聽是其首要任務。在聆聽時要適時作出積極的反應，以表明你聆聽的誠意。如點頭、微笑或簡單重復對方的談話要點等。同時恰如其分的贊美不可缺少，它能使交談氣氛變得更加輕松、友好。輕易打斷對方的講話或隨意插話，是聽者的忌諱，因為這對言者有不敬、失禮之嫌，故應盡量避免。當然，在交談中做"永遠"的聽眾，一言不發也是會令眾人掃興的。

　　言談過程中，目光應以溫和、大方、親切為宜，應多用平視的目光語，雙目注視對方的眼鼻之間，表明重視對方或對其發言頗感興趣，同時也體現出自己的坦城。那種故意回避對方或閃爍不定的目光語，均會形成交談障礙，應該摒棄。但當雙方緘默不語，或別人失言時，不應再看著對方，以免使已有的尷尬加劇。

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　　在接待工作中，要注意會用交際常用禮貌用語。

　　1、問候語

　　隨著社會的進步，交往中對語言文明的要求更高了。見面時應根據彼此的關系問候"您好！"、"你好！"、"早上好！"、"晚上好！"等。這種問候語簡單明了，不受場合約束而且聽來親切自然。

　　不論是在何種場合，問候時表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。

　　2、感謝語

　　當別人幫了你哪怕是一點小忙，都應該說"謝謝！""麻煩你了，非常感謝！"接受別人的贈物或款待時，應該說："好，謝謝！"拒絕時應該說："不，謝謝"，而不應該說："我不要！"或是"我不愛吃！"

　　感謝的時候還應該以熱情的目光注視對方。

　　3、道歉語

　　做了不當的事，應及時道歉說："對不起，實在抱歉。"、"真過意不去。"、"真是失禮了。"如果不經意打擾了別人，或是打斷了別人的話，應該說："對不起，打擾了。""對不起，打斷一下。"在公共場合不小心碰了別人，應該說："真對不起。"在服務對象面前應該學會說："對不起，讓您久等了。"

　　4、征詢語：

　　"您有什么事情嗎？""我能為您做些什么嗎？""您需要我幫您做些什么嗎？""您還有什么別的事情嗎？""這樣會不會打擾您？"

　　5、應答話：

　　"您不必客氣。""沒有關系，這是我應該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"

　　6、慰問語：

　　"你（您）辛苦了。""讓你（您）受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中，這類話看來很簡單，似乎說不說兩句都可以，實際上能讓對方感到溫暖，于是也就換來對方對你的好感。對方會認為你這個人是個熱情的關心別人的人。

　　7、"請"字的運用：

　　"請您幫我個忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶！""請用餐！""請您指教！""請您留步。""請多關照。""請問您……"這些話中的"請"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對方的意思，或使語氣委婉。

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