秘書公文處理的基本任務

秘書公文處理的基本任務

　　公文處理是指在公文的產生和運轉的全過程中，以特定的原則和方法對公文進行創意、撰寫、加工、利用、保管，使其獲得必要功效的行為或過程。公文處理最基本的任務就是撰制、辦理、管理、整理(立卷)，歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。那么秘書公文處理的基本任務有哪些呢？

　　公文處理最基本的任務就是撰制、辦理、管理、整理(立卷)，歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作，撰制是前提，辦理是中心，管理、整理、歸檔是終結。幾個部分互相聯系，互相交叉，互相制約。

　　撰制公文

　　就是根據公務活動的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通過領會意圖并收集整理有關的信息撰擬成文稿，再經審核簽發以及整理印制蓋印等工作過程，形成具有正式效力的公文。

　　辦理傳遞文件

　　根據法定的職責權利規定，進行收文和發文的處理。發文處理是指以本機關的名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。收文程序指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦。承辦、催辦等程序。傳遞文件是將撰制完畢的文件，根據有關規則遞送給收文單位的過程。

　　管理文件

　　是指公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔、銷毀。對文件實施科學系統的保管，對秘密文件進行保密維護。

　　立卷歸檔

　　公文辦理完畢后，應根據《檔案法》和其他有關規定，及時立卷歸檔。要對在立卷范圍內的文件做系統化整理和編目，編制成案卷，并在規定的時間內將其移交檔案部門。

　　延伸閱讀：秘書溝通的技巧

　　1、 及時明確溝通對象(用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當詢問回使已有的信息更具有針對性)

　　2、 了解溝通對象的行為習慣和工作風格

　　3、 正確選擇溝通渠道(面談、書面、會議、演講、電子媒介等)

　　技巧：面談的技巧——禮貌，盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。

　　書面溝通技巧——充分利用協作技巧來豐富自己的書面內容。

　　會議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會代表并感謝光臨。

　　演講溝通技巧——注意話題，調整好的心情，短少精干，注意語言魅力和藝術，注意開場和結尾。

　　電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優勢，使用各種載體時注意文字的應用不能讓私人私公司的秘密在網上傳播。

　　其它溝通技巧——說服技巧，建議技巧。

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