項目管理成功的要素

項目管理成功的要素

　　作為項目管理師，常常會思考的一個問題就是：什么是項目管理成功的基本要素。那么項目管理成功的要素有哪些呢?我們一起來了解一下!

　　定義項目的范圍和目標

　　要想成功地完成一個項目，你必須要知道這個項目想要實現的是什么。假想說你的老板要求你去組織一個讓員工獻血的活動。這個活動的目的是要向血站盡量捐獻更多的血嗎?或者，這個活動是為了提高公司在當地社區的形象?正確地決定項目的根本目標能夠幫助你確定如何去規劃和管理這個項目。

　　項目經理還需要設定項目所涉及的范圍。還那上面的例子來說，安排交通工具把員工送到血站這個活動是不是在項目范圍之內?或者，員工應該自己設法到達血站?決定哪些活動在或者不在項目的范圍之內對于完成一個項目所需的工作量有很大影響。

　　如果你想要得到一個項目的利益相關者的支持，那么你一定要知道他們是誰，以及他們想從這個項目中得到什么。當你確定了項目的目標和范圍之后，你要做的就是讓那些利益相關者來檢閱并且得到他們的認可。因此，確定目標和范圍是項目管理最佳實踐的重中之重。

　　識別交付物

　　為了能夠獲得預期的成果，你一定要識別出項目竣工后的交付物。如果你的項目是關于一個新巧克力棒產品的廣告戰，那么可能的交付物之一就是一個報紙廣告。那么你就要決定要交付的實體產品是什么，并且將這些產品詳細具體地記錄下來。到最后一定會由某人來完成這些實體產品，所以對產品的描述一定要詳細準確。

　　同樣的，當你識別出交付物之后，你需要讓關鍵的利益相關者來檢閱并且確認這些交付物準確無誤地反映出他們對這個項目的期望成果。只有確認以后你才可以開始對項目做具體規劃;很多項目在后期出現問題，歸根結底都是因為起先沒有對交付物給出足夠具體的定義。

　　項目規劃

　　現在我們來說說項目管理最佳實踐的第三步：項目規劃。

　　在這一步，你需要考慮的問題是怎樣來獲取項目的交付物，實現項目目標從而獲得項目預期的成果。規劃首先要求項目經理考慮完成這個項目需要哪些人力、物力以及多少預算。你要決定是否需要將此項目分解成多個易于管理的階段，并且識別出每個階段完成的交付物，然后決定項目團隊的組成�？荚�/大因為之前你已經確定了交付物，所以你一定要具體分配實現每一個交付物的必要活動。

　　你可以使用一些如任務分解結構(WBS)之類的工具來幫助你實現規劃。你需要估算出完成每一項活動所需的時間和人力，了解活動之間的依賴關系，然后確定一個實際可行的工期表。在這里最好能夠讓項目團隊成員也參與進來，特別是估計完成每項活動所需的時間，因為他們才是要去完成這些活動的人。把所有這些信息放在一個項目規劃文檔中。同樣，你可能也需要讓利益相關者來審閱并且確認你的規劃是現實可行的。

　　在規劃過程中，項目經理常常會在壓力之下做出一些不切實際的計劃來迎合利益相關者的期望。計劃的可行性非常重要，因此屈服于壓力之下而做出的不切實際的工期是對誰都沒有什么益處的。

　　溝通及項目溝通計劃

　　團隊成員之間如果沒有有效的交流溝通，那么再好的項目規劃也是徒勞無功。每一個成員都要清楚地明白他自己對于這個項目的價值和職責所在。在我曾經參與過的一個項目中，項目經理常常坐在自己的辦公室里，埋沒在自己的項目規劃的藍圖中�？墒撬�的團隊中沒有其他人知道要完成哪些任務，考試/大因為他從來沒有與大家分享過他的計劃。不用說，這個項目后來遇到了各種各樣的問題，大家開始做那些他們自己認為重要的工作，而不是項目經理安排他們去做的。項目溝通計劃是項目管理最佳實踐的第四個重要部分。

　　一個項目溝通計劃其實很簡單，你只需要用一個矩陣表格列出每一個利益相關者、在項目過程中他們需要得到的信息、提供這些信息的團隊成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。例如，某一個關鍵的受益人可能會需要書面的每周項目進程報告。那么這個報告應該由項目經理來完成，并且通過電子郵件發送給相關的受益人。好的項目溝通計劃可以確保每個利益相關者能夠及時地從相關的團隊成員那里獲取準確的信息。

　　項目跟蹤

　　最佳實踐的第五個部分是監視跟蹤項目的范圍、進程和成本。

　　一旦你的項目在確定的計劃中開展起來，你需要不斷的監視項目的實際進程并將其與計劃的進程相比較�？荚�/大為了做到這一點，你需要從實際操作的團隊成員那里獲得關于進程的報告。你需要記錄下所有不同于計劃的費用、耗時和范圍。同時你也需要將這些變更報告給你的經理和利益相關者。如果實際結果與計劃的偏差較大，你可能需要采取正確的方法來縮小差異。

　　有很多方法可以用來修改計劃以便使整個項目重新回到正確的軌道上。比如重新安排任務的順序，多項任務同時進行或者引入更多的人力或縮小項目的范圍等。

　　項目經理必須能夠不斷地平衡三個方面：成本、項目范圍和工期。如果他提高三個因素中的任何一個，那么其他兩個因素也將不可避免地隨之改變。因此，如果一個已經落后于計劃工期的項目需要在原定的日期內完成，成本預算可能會因為雇傭更多的人力而提升(盡管在實踐中增加項目人手總是無法縮短完成項目所需的時間)，或者項目包括的范圍就要縮小以減少工作量。平衡這三個因素(也被稱作是項目管理三角)恐怕是最令項目管理者頭痛的問題了。

　　變更管理

　　幾乎所有的項目都會在進行中出現變更，而如何管理變更則是我們項目管理最佳實踐的第六個部分。一個項目的關鍵利益相關者常常會在項目過程中改變想法，或者改變對項目交付物的要求;對于一個跨時很長的項目來說，項目開始時的行業環境會發生變化，從而導致項目初期階段的很多假設都不再成立。這個變化導致的一個結果就是項目范圍和竣工交付物會有變化。如果項目經理盲目地接受所有的變更，那么這個項目就會不可避免地超時，因而超出預算，甚至可能永遠無法完成。

　　變更管理可以幫助項目管理者決定是否采納某項變更以及何時采納。這將提升項目成功的可能性，因為項目經理可以有效地控制變更的時間和方式，同時相應地分配資源。不能有效地管理變更也是項目失敗的一個重要原因。

　　風險管理

　　風險管理是最佳實踐的最后一點。任何可能影響項目成果的因素和事件都可以定義為風險。在項目工作中我碰到的風險包括：團隊成員缺乏必要的技能;所需硬件沒能及時送到工地;主控制室因為暴雨而遭受洪水威脅等等。不同的項目可能遇到的風險也不同;但對于每一個項目，考試/大盡早地識別出項目中的潛在風險并且在計劃中做出回應是同樣重要的。即使有的風險無法避免，也至少可以減輕其對項目工作的影響。這就是我們所說的風險管理。

　　你在工作中采用風險管理嗎?如果沒有，那么可能是因為要管理的風險太多了，并且不是所有的風險都有同樣的傷害力。最簡單的辦法就是盡可能多地識別出潛在風險，然后對每一項風險發生的可能性給一個1到3的級別(3為極可能發生);再按照每項風險可能造成的影響程度評出1到3的級別(3為最嚴重)，然后將每項風險的兩個級別值相乘。我們把得出的這個數值成為風險度。數值越高，風險就越不容忽視。按照風險度排序，項目經理可以選擇對前十項風險進行管理，暫時忽略其它的。如果采用這個方法，你需要不斷的重新評估這些風險同時對新的潛在風險保持警惕。

　　沒有有效的風險管理也是項目失敗的一個主要原因。

　　概要

　　簡單來說，以上幾點最佳實踐是每個項目經理都應該注意并且采用的。它們同樣適用于不同大小的項目。項目管理不同于其他的科學研究，采用這些最佳實踐并不能保證你的項目能夠在預定的時間和預算內超質量完成。盡管如此，采用這篇文章中闡述的幾點實踐仍然能夠大大提高你的項目成功機率。