如何管理好項目中的會議

如何管理好項目中的會議

　　多大型的組織或公司對于會議的要求非常高，他們的項目經理通過領導大型團隊完成從軟件、金融到共用事業等各種項目，那么了解他們如何管理會議對你的項目管理有很大的幫助。

　　1.制定基本規則

　　如果假定每個人都不一定清楚項目和會議的目標，那么在一開始就要建立一套規則，來管理會議和期望。實現設置這些規則非常重要，如果與會者都不明確具體的會議目的和期望，那么會議的效率會非常低下。

　　根據項目經理的領導風格和類型，應該包含以下方面：

　　可以在會議中使用手機/筆記本電腦進行其它任務;

　　允許其它人員通過電話接入的方式參加會議;

　　如果沉默意味著承認協議或政策;

　　尊重每個人的隱私和秘密;

　　對準備參與會議者的水平和類型;

　　對會議期間每個參與者專注程度的期望;

　　將人與問題分開討論;

　　通過采用一組通用的規則，確保團隊中的每個人都了解項目會議中的工作如何完成，并將你設置為領導者角色來控制整個會議議程。

　　2.了解會議的目的

　　復雜、冗長的項目中總是充斥著各種不同類型的大量會議，如每周狀態更新，建議的項目范圍變更，風險評估，預算狀態，人員配置核查等等。每個會議都有自己的目的和預期的結果，作為會議的領導者，你要確保可以清楚的說明你希望達到什么目的，當然，在制定會議議程的時候，要根據所聲明的目的，將會議的每個主題進行細化，會議討論的任務也需要和每個主題進行對齊。

　　受邀參加會議的每個人都應該對準它的目的，如果還沒有明白，那么他就不應該參加這個會議。對于臨時性或一次性的會議，在開始時就應該明確的說明會議目的和預期結果，并要讓每個人都明確這一點，保持思維一致。對于定期會議，需要進行定期審視會議的目的，不管是哪種類型的會議，確保每個人都記得為什么要開這個會議。

　　3.圍繞溝通創建節奏

　　如果你的項目團隊每周舉行會議，那么請至少提前幾天發送會議日程，如果議程有更新，要做好標注，同時通過郵件或者其他方式運行與會人員對會議日程進行編輯或評論。

　　在項目會議上，建議在正式的小組討論之前處理可能有爭議或者需要額外解釋的問題。在這種情況下，采用電話或者電子郵件要解釋問題并收集輸入的信息。會議應該在幾個小時內完成，過長的議程會降低項目會議的效率，在會議中要注意及時分發材料，做出最終的決定，如果技術運行，對會議進行錄音或錄像。

　　4.圍繞后續行動設定期望

　　在項目會議中，需要通過形成最終的結論才允許會議結束，在會議結束之前，需要在會議記錄中寫下要做什么，誰來做，什么時候完成。如果不這樣做的話，意味著還要再次舉行會議，談論同樣的事情，沒有人希望這樣做。通過明確的確定這些任務，項目經理可以清楚的知道項目團隊接下來需要做什么，你需要持續的對任務進行監控，通過這種方式來表示這些任務很重要。

　　5.知道什么時候聽，什么時候說

　　在一個團體環境中，你總會有抵抗說話的沖動，而且在討論中，很容出現偏離主題的討論。有的時候，會議中說話太多的領導者很容易幫倒忙，項目團隊才是真正沖在第一線的人，他們才是在戰壕里獲取第一手資料的人。項目經理需要收起自我崇拜的心里，虛心聽取他們的建議。

　　項目經理在這里的工作是讓與會人員充分的討論和表達他們的愿景，讓團隊的集體智慧來形成最好的結論。在會議中要注意觀察趨勢，看項目團隊是否始終圍繞會議目標在進行討論，一旦出現偏離軌道的現象，要及時進行調整，在控制和指導之間保持平衡。

　　此外，需要設置“沉默表示同意”的預期，所以，當你做出決定或聲明的假設時，如果沒有人提供更多的意見或輸入信息，那么據此決定來避免讓團隊承擔的責任，也避免無法獲取足夠反饋的困境。

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