做好秘書工作的四個基本功

做好秘書工作的四個基本功

　　秘書是各級領導人的智囊和助手，輔助領導人從事各項管理工作，肩負參謀助手、協調綜合、督促檢查、拾遺補缺、宣傳策劃等重大責任。下面是小編為大家整理的做好秘書工作的四個基本功，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　在新的形勢下，秘書如何強化“三服務”（為領導工作服務、為上下級和同級機關工作服務、為人民群眾服務），落實“三細化”（辦文嚴細化、辦會精細化、辦事明細化），實現“三滿意”（領導滿意、部門滿意、基層群眾滿意），筆者認為離不開意識、效率、能力、作風這四個基本要素。

　　意識是做好秘書工作的前提

　　超前。超前源于對情況的了解和把握。所謂“知情早、曉事快、見事深、謀事準”，是對秘書工作的基本要求。當前正處于信息時代，各種情況層出不窮又瞬息萬變，無形中對秘書工作提出了新的更高的要求。如果秘書不去適應，或是對外部情況不作調查研究，不掌握了解，就不可能對事物的發展趨勢作出科學的預測和判斷，認知水平和思維方式就無法及時跟進，服務工作也就無從談起，參謀和助手等作用更是無從發揮。因此，秘書必須順應形勢發展，做一個遇事留心、工作用心、辦事細心的有心人，自覺培養超前服務意識，努力做到知上情、熟下情、悉內情、明外情。

　　主動。有行動才能有作為。主動性是發揮積極性和創造性的基礎。凡事都要主動些，尤其要在事前將各方面因素考慮周到，多問一些為什么，多一些角度看問題，多提供一些方案，多預測一些結果，借助經驗和縝密思考推動工作。

　　盡責。責任心既是思想認識問題，更是一種態度，是一個人的思想素質、精神境界、職業道德的綜合體現。有了責任心，才會有積極主動的態度、深入扎實的作風、認真負責的精神，才會有做好工作的信心、決心和恒心，才會出思路、出辦法、出成效。辦公室同志一定要有“服務工作無小事”，“做好的每件大事都是小事，做錯的每件小事都是大事”的意識，凡事從“小”、從“細”、從“微”做起。如此，才能把簡單的事做得不簡單，把平凡的事做得不平凡。

　　效率是做好秘書工作的核心

　　把握節奏。節奏慢了誤事，節奏亂了壞事，節奏太快又無濟于事。如何把握？唯在一個“度”字。其核心是三個觀念。一是適度觀念。任何事物都是與別的事物相對存在的，比如“質量”與“效率”就是一個問題的兩個方面，“程序”與“效率”更是一對矛盾。在難以兩全的情況下，就要善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面，力求使服務質量與工作效率達到有機的統一。二是靈活觀念。原則性和靈活性相結合，辦事既要有依據，遵循基本的政策、制度、規律，又堅持實事求是，講求靈活性和機動性。不要死摳“本本”，死抱“框框”，死背“條條”。三是辯證觀念。辯證地看待和處理大與小、輕與重、緩與急的關系，不搞絕對化和極端化，確�！叭�辦”等服務工作有序進行。

　　強化質量。質量是服務工作的一把重要標尺，與效率相輔相成。要保質保量完成各項工作任務，就必須在“快、準、嚴、細、實”上下功夫�！翱臁本褪强焖�，“準”就是準確，“嚴”就是嚴謹，“細”就是細致。唯細才能落實，唯細才能運作到位。無論辦文、辦會、辦事，都要有不厭其煩的精神，一絲不茍的態度�！皩崱本褪莿諏崱�

　　團結協作。團結出成績，出形象，更出效率。辦公室的大多數工作都是“集體項目”，與“窗口、服務、形象”相關，與“大局、全局、中心相系。因此，辦公室工作應“分工不分家”，“補臺不拆臺”，“站準位”，不“越位”，和衷共濟，相互溝通，相互支持配合，各項服務工作才能有條不紊、扎實有效。

　　能力是做好秘書工作的關鍵

　　謀大事。所謂謀大事，就是圍繞中心、服務大局、謀劃全局，知關節、得要領，當大參謀、出大主意。就秘書而言，凡事要從大局、全局出發，經常思考研究事關改革、發展、穩定的大事，及時了解本單位、本部門、本行業的要事，以及周圍的新事，做到“身在兵位，胸為帥謀;不在其位，學謀其政;突出重點，統籌兼顧;大處著眼，小處入手”，這樣，才有可能當好大參謀、出好大主意。

　　善協調。綜合協調是一門管理藝術，也是一種綜合能力。對上協調時要樹立全局意識。要緊緊圍繞一個時期的中心工作或所承辦的任務，堅持原則性和靈活性相結合，既注重把握上級的決策意圖，又及時掌握有關部門的最新動態，力求準確全面地向領導反饋工作進展情況，供領導決策參考。部門協調時要樹立協商意識。日常工作要注重先預告、早通氣，特別是重要文件的起草、重大會議與活動的組織安排等，在醞釀、處理、提供決策之前，要及時與有關部門溝通協商;遇有不同意見時，要反復協調，取得共識后再逐級呈送領導審批。對下協調時要樹立服務意識。要自覺擺正位置，掌握分寸，注意尺度，不能頤指氣使，拿領導的話壓人。要善于傾聽各方面的意見和建議，縮小分歧點，發現共同點，把協調工作做深、做細、做到位。

　　強素質。首先，政治思想要強。辦公室工作的政治性、政策性、機要性等特點，決定了秘書必須具備一定的政治理論素質。因此，要自覺把加強思想政治建設擺上重要位置，把理論學習和提高修養貫穿于工作之中，切實提高政治敏感度、政治鑒別力和政治覺悟性。其次，業務能力要精。要立足本職崗位，通過勤學苦練，努力使自己成為“張口能講、提筆能寫、無事能思、有事能辦”，精通各項業務的行家里手。再次，綜合素質要硬。辦公室的參謀助手作用直觀地體現在起草文稿、提供信息、調查研究等工作中。起草文稿要出思路、出觀點;提供信息要及時、準確、適用;調查研究要“文當其時，謀當其用”，做到研究在領導決策之前，參謀在領導思考之中，不放“馬后炮”。最后，服務形象要好。

　　作風是做好秘書工作的保證

　　保持良好精神狀態。良好的精神狀態是做好工作的保證。有人曾把秘書形容為“幕后一身汗，臺前靠邊站”，“默默無聞做著轟轟烈烈的事，辛辛苦苦做著風風光光的人”。因此，秘書工作特別需要愛崗敬業、埋頭苦干、無私奉獻、不計名利和甘當無名英雄的“三平精神”（平凡之中的偉大追求、平靜之中的滿腔熱血、平常之中的強烈責任感）。只有認識到這一點，才能保持良好的精神狀態，兢兢業業做好本職工作。

　　保持務實工作作風。為政之要，貴在落實。服務工作，尤應如此。要堅持說實話、辦實事、求實效，不投機取巧;要吃得起苦，受得了“氣”，耐得住寂寞;要憑真抓實干，靠真才實學，求真功實績。文字工作要經得起推敲，會務工作要經得起檢驗，事務工作要經得起端詳。領導交辦的事要快辦、辦好;群眾反映的問題要分析、匯報;上級下達的指示要記錄、傳達�？傊�，要勤勉盡責，忠于本職，腳踏實地，扎實服務。

　　保持健康身心狀態。身體和心理的健康狀態能左右一個人的思想，影響一個人的行為，決定一個人的工作成敗。身體健康，心態良好，就會寧靜而安詳，就會迸發出活力與干勁，而且無論工作多么辛苦，怎么繁忙，都能夠忍耐承受。秘書崗位不僅需要秘書具備方方面面的能力，而且需要付出比別人更多的努力。這種崗位的特殊性，容易對人的身心健康造成損害。因此，從事秘書工作的同志要特別注重勞逸結合，保持身心健康，培養從容淡定的心態，這樣才能在平凡的崗位上沉得下心、穩得住神、靜得下氣，在日常工作和突發性事務面前“拉得出、用得上、干得好、信得過”。

　　拓展：做好秘書工作需要具備哪些素質

　　基本素質

　　身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體 狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　心理素質：要時刻 保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心 態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒 無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　業務素質

　　理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識， 包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。

　　實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多 向有經驗的人學習。

　　辦事能力：秘書工作繁雜、瑣 碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事 務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技 巧。

　　文化素質

　　社會科學學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文 化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。

　　外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交 往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂 業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

　　此外，學會一些 有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

　　俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你 顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那 一刻。

　　但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個 “重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不 能沖淡“主題”，更不能“不務正業”。

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