OA系統中公文管理如何更好的進行

OA系統中公文管理如何更好的進行

　　在全球信息化時代，使用OA辦公系統實現科學化、規范化辦公已成為企事業單位現代化管理的必然趨勢。公文管理是辦公室工作的一項重要內容,企事業單位如何做好公文管理工作?在小編看來并不難，通過靠譜的OA辦公系統即可完美實現。

　　隨著信息化建設受到越來越多企業的重視，OA辦公系統的應用也日漸普及起來，OA廠商的數量也是越來越多，那么企事業單位應該選型怎樣的OA廠商才算是靠譜?我建議各位應在研發時間、成功案例數量、易用性、性價比等因素方面加以參考。其中工作流管理專家華天動力就是個不錯的選擇。華天動力已投身OA行業16個年頭了;成功實施的客戶也已超過了12000個;易用性較強;性價比較強等等，優勢明顯。

　　那么，以下將以華天動力OA系統中的公文管理為例，分析OA系統如何實現公文管理更好的進行。

　　華天動力OA系統將公文管理劃分為發文管理與收文管理。

　　在發文管理中，OA系統對企事業單位內部發文過程進行自動化管理。首先，擬稿人依據發文類型選擇適合的發文模板和審批流程，送交相關領導進行審核、復核、會簽、簽發等工作，然后由辦公室進行發文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發放(分發、下發、辦結)等工作，最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。在整個發文過程中，可實現督辦、催辦的功能。作為OA行業內的工作流管理專家，華天動力的工作流對發文管理的設計全面，使用快捷、靈活，可以滿足企事業單位不同的應用需求。下圖即為華天動力OA系統中發文管理的界面。

　　收文管理是對單位收到的公文進行管理的過程，公文到達后,收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關人員進行擬辦，根據公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關領導進行批示，并送交相關部門承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人。其中華天動力OA系統中的公文收文管理包括兩種模式：一種是通過管理員預先設置好的收文模板和收文流程，進行收文登記、審核、批示、承辦、監控、管理等一系列操作。此種適用于收文流程比較規范、審批人比較固定的企事業單位，比如行政文、黨委文、工會文都有與之對應的模板和審批流程。另一種是采用系統自帶的收文模板，并由收文登記人選擇擬辦人，擬辦人選擇批示人，此種則適用于收文流程比較靈活、審批人不固定的企事業單位。下圖即為華天動力OA系統中收文管理的界面。

　　通過上述分析可知，華天動力OA系統的公文管理較同類產品來說優勢不少。比如：

　　1、由于華天動力OA系統強大的工作流，所以能滿足幾乎全部企事業單位的審批需要。華天動力OA系統多變的流程、靈活的審批流程節點，使審批操作方便、快捷。另外，審批相關的設置操作皆以圖形展開設計，使用者可以對功能及操作一目了然，易用性較強。

　　2、華天動力對公文發文與收文的設計完全按照大型企事業單位標準化的收發文流程設計，采用WORD文檔和HTML表單相結合的方式，收發文的正文均采用WORD文檔格式，便于對文檔進行編輯;而簽批單則采用HTML表單格式，便于對數據進行統計匯總。

　　3、由于華天動力強大的權限設置功能，從而保證了發、收文單的數據信息安全;另外系統有多種方式的存檔功能，如轉存至文檔中心相應目錄，收文庫等，可對數據進行多次備份，保證數據不丟失;此外，華天OA系統回收站的巧妙設計，可對刪除數據的操作進行二次保護，保證用戶的操作安全。

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