企業(yè)辦公高效協(xié)同化
目前，很多企業(yè)都先后實施了各式各樣的業(yè)務系統(tǒng)，幫助企業(yè)解決業(yè)務管理中出現(xiàn)的各種問題，提高了企業(yè)的盈利能力。然而，各個業(yè)務系統(tǒng)的信息和數(shù)據都局限于各自系統(tǒng)內部。
企業(yè)經常面臨諸如“管理過程中信息傳遞模糊不清、無法量化，導致效率低下，領導及員工抱怨不斷。多年工作的成功經驗和重要資料幾何增長，卻苦于不知應如何更有效積累和利用。 ”等等問題。越來越多的企業(yè)希望協(xié)同軟件能夠把所有業(yè)務系統(tǒng)集中在一起，同時也實現(xiàn)各個業(yè)務系統(tǒng)之間的業(yè)務數(shù)據交換。企業(yè)管理者通過這個平臺就能了解到企業(yè)的所有信息，包括各種業(yè)務信息和財務數(shù)據;同時，各個業(yè)務系統(tǒng)也可以通過該平臺實現(xiàn)信息共享和交換，比如使用客戶關系系統(tǒng)的銷售人員能快速了解到企業(yè)生產管理系統(tǒng)的產品庫存等相關信息，即使制定自己的銷售計劃;生產車間也能及時了解到公司的銷售情況，合理安排生產計劃。
很多企業(yè)感覺到在企業(yè)中“計劃”做的很好，“執(zhí)行”卻困難重重，事與愿違，如何才能讓組織形成良好的“計劃與執(zhí)行”的習慣就顯得尤為突出。執(zhí)行“過程”就非常重要，“結果”當然更重要，在這個過程中管理人員如何才能在繁重的工作中能隨時隨地的掌控組織內的運行狀態(tài)，做到事前指導、事中控制、事后總結呢? 要知道，企業(yè)經營活動是一個動態(tài)的復雜流程，各個部門組織、人員的工作都是經營活動的一個環(huán)節(jié)，要實現(xiàn)整體執(zhí)行力的提升，就必須對現(xiàn)有工作流的每個環(huán)節(jié)進行有效管理。因此，在現(xiàn)代企業(yè)的經營過程中，執(zhí)行的對象是企業(yè)的各項戰(zhàn)略與計劃，而執(zhí)行者則應該是企業(yè)全體員工，包括決策者、各級管理人員及普通工作人員。
信息化應用的潮流和趨勢就是：全面整合。就是說現(xiàn)在很多信息系統(tǒng)都是基于一個個的業(yè)務單位，比如說供應鏈管理、銷售管理等，事實上是把管理內部的元素一個個地拆分出來，拆分成一個更加獨立、有效的計算單元;分的目的是為了合，也就是分久必合，所有的計算單元、功能模塊、思想理念、技術體系進行拆分之后，又需要進行一次全新的整合。而從信息產品的發(fā)展變化來分析，可以看到信息系統(tǒng)的全面整合是一種潮流。在管理軟件領域，ERP其實就是把在以前的，包括財務管理、人事管理、進銷存管理、供應鏈管理等各方面分散的管理系統(tǒng)進行集成，CRM系統(tǒng)也是把以前的客戶管理、銷售管理、市場管理、電子商務管理進行整合，而且在未來，CRM系統(tǒng)會跟ERP系統(tǒng)進行新一輪的整合，整合成所謂的運營支持系統(tǒng)。
近年來興起的協(xié)同軟件，其應用的重點之一在于為企業(yè)提供一個統(tǒng)一的管理平臺和暢通無阻的管理通道，通過信息交互、業(yè)務流程及隨需應變的軟件應用方案，以增強企業(yè)管理執(zhí)行力。協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團隊協(xié)作為目標的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，以精確管理為思想的金和協(xié)同辦公平臺為例，其協(xié)同軟件為用戶提供了一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的協(xié)同平臺，并且提供對各個業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合的方案，使得協(xié)同平臺可以面向整個業(yè)務過程來進行管理。隨需應變是將企業(yè)的人、財、物、信息和流程，依據客戶的`個性需求進行充分協(xié)作、整合。
在協(xié)同環(huán)境下，企業(yè)工作效率提高了，也為整體執(zhí)行力的提升提供了可能。企業(yè)員工是系統(tǒng)中的基本角色，是直接的任務分派對象，他或她可以直接看到電腦針對自己列出的任務清單，跟蹤每一項任務的狀態(tài)，或繼續(xù)一項任務。這樣，員工的任務分派和任務的完成狀態(tài)，可以被最大程度地電腦化和受到控制。由此，實現(xiàn)了管理者及時監(jiān)察、控制、管理運行中的業(yè)務，例如任務、工作量與進度的檢察、平衡等目的。由此，以協(xié)同管理為線索，將企業(yè)員工和各級管理人員的職責進行整合優(yōu)化，在一個統(tǒng)一的平臺上實現(xiàn)及時反饋和監(jiān)督。可以這樣說，這是局部的執(zhí)行，是企業(yè)內部的細節(jié)執(zhí)行，也正是這些普通員工和管理者的執(zhí)行，才構成了全局意義上的整體執(zhí)行力。
曾經為了解決OA與后端ERP等業(yè)務系統(tǒng)管理集成的挑戰(zhàn)，吸引了國內外眾多軟件企業(yè)的投入，促進了協(xié)同管理軟件快速興起。不過，這些協(xié)同軟件只是一類軟件工具的組合而已。因協(xié)同與OA的天然聯(lián)系，把OA也稱為協(xié)同OA。企業(yè)經過這樣一番改造之后，發(fā)現(xiàn)想要解決的問題仍然沒有解決，其中的問題在于：脫離了具體企業(yè)應用的協(xié)同軟件沒有用武之地，企業(yè)各個管理階層的需求沒有滿足，“管理模式”問題凸現(xiàn)出來，這不是一般軟件企業(yè)所能解決的，從而造成了協(xié)同軟件市場大起大落的外在表現(xiàn)。
當今的中國軟件市場中，通達、金和、泛微、致遠、華天OA是國內比較知名的5大OA產品，這5個商家的產品在協(xié)同性能上的表現(xiàn)都比較高，對中小企業(yè)流的協(xié)同效率解決能力較強。
這一切其實是沒有真正抓住一個核心，那就是協(xié)同企業(yè)是現(xiàn)代企業(yè)運營的高級狀態(tài)，企業(yè)作為一個整體，一定是一個協(xié)同的系統(tǒng)，有效的協(xié)同決定了企業(yè)的經營效率、達成目標的能力、資源的有效利用以及企業(yè)核心能力。協(xié)同企業(yè)的主要基礎是企業(yè)流程和知識系統(tǒng)，它們本身是剛性的和持續(xù)積累的，但是以此為基礎的協(xié)同管理平臺卻是整合的、柔性的，通過長期的應用和優(yōu)化，最終使企業(yè)的協(xié)同能力不斷提高，真正成為協(xié)同企業(yè)。
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