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職場策略：Super秘書的7大武器
專業秘書在我國發展的時間并不是很長，但到目前為止，這個職業隊伍已經相當龐大。據不完全統計，目前我國秘書從業人員約達2300萬人。6月初，2004年上海首屆專業秘書研討會在浦東舉行，來自國內外的眾多專家參加了這次會議。對于國內秘書職業的發展前景，一些專家指出，欲問：秘書的天空有多高？先要回答：秘書的能耐有多大。
秘書：有時就是二把手
秘書(Secretary)一詞緣于拉丁文secretar-ius，意即“可靠的職員”。而現在秘書被冠以除“Secretary”以外的其它頭銜：OfficeCo-ordi-nators(辦公室協調員)、Confidential Secre-tary(機要秘書)、Executive Secretary(執行秘書)等等。在很多國家，高級秘書有時甚至就是公司里的二把手。
據介紹，在世界范圍內，從初等的職業地位開始，秘書走過了很長的發展道路。早期的秘書只是進行聽寫工作的文書，寫得一手好字；慢慢發展下來，隨著教育程度的提高，秘書開始承擔更多的職責，他們開始撰寫公函、規劃會議、與客戶溝通、培訓員工等等；而在最近10年間，秘書的變化更是天翻地覆，現代秘書要學會使用計算機、互聯網及其它多種高級技能，在現代辦公室中扮演著重要的“信息管理者”的角色。
扁平化時代：秘書更重要
在過去幾十年中，秘書們通過不斷增強他們的技能滿足不斷變化的工作需要，從而表現出專業程度，使得秘書職業地位不斷上升。有關人士預計，這種趨勢將一直持續下去。這主要緣于很多企業組織結構扁平化的趨勢。
Shirley Taylor女士從事秘書專業培訓多年、曾任英國倫敦工商會考試局(LCCIEB)首席考試官。她表示，隨著大多數組織結構的扁平化發展，大多數辦公室職業人員將承擔更大范圍的職能，越來越多的職業人員將需要協助更多的管理職能。然而，這并不是說一些高級職位的人員不再需要其他人來協助他們的生活和工作了。如果缺少秘書，許多成功的執行官可能就無法完成工作了，因為，秘書會告訴老板“今天你要做這個”、“這個可以明天處理”、“別忘了打電話給某人”……曾任美林證券集團亞太區行政副總裁的何冰儀女士表示，在老板無法顧及時，秘書往往是老板的形象代言人，將事情處理妥帖。
當然，他們必須要時刻保持領先的職業技能，而不是辦公室的冗員，以免成為扁平化的淘汰對象。
中國秘書：未達國際標準
1998年5月，國家勞動部(現勞動和社會保障部)在其頒布的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。
但在這次研討會上，很多國際人士不約而同指出，中國秘書距離國際標準差距不小。
曾在英國獲得“Super Secretary”頭銜的Shirley Taylor發現，在中國，秘書并不是一個受尊敬的職業；同時，秘書的專業訓練不夠完善，一些人只要會打字、會使用電腦、復印機就可以做秘書了，根本談不上專業性。
馬來西亞跨勢集團創辦者施國忠先生指出，中國秘書的薪資待遇不如人意，地位有待提高，但要實現這個過程，中國秘書的職業水平需要很大提升。
據他觀察，在很多情況下，中國秘書不夠自信，他們自覺地把自己定位在一個“低級”的角色，只是等待老板命令，而不會主動提前解決問題，這顯然不符合高薪水的要求。中國秘書的現狀主要還是來自大多數秘書的表現，“你具備什么樣的能力，才能得到什么樣的回報”。
Super秘書的7種武器
如何在不斷變化的工作環境中保持領先地位？如何成為一名Super Secretary?國際行政管理職業人員協會(IAAP)給從業者提供了7個訣竅：
1.成為計算機專家展示運用辦公室管理軟件的熟練技能，這些軟件通常包括文字處理、電子表格、數據庫和日程安排軟件；學習瀏覽萬維網收集信息以滿足公司目標或滿足客戶的需求，成為老板的“網絡能手”或是“網絡內容提供者”。
2.積極深造參加商業/業務相關的培訓和研討會，或者繼續大學學位的深造；不斷提高寫作和口頭交流技能。
3.學習如何規劃會議積極妥善地組織會議，使會議從房間、場地選擇、會議安排和視聽設備各方面都能適合與會者的需要；了解音頻或視頻會議的召開方式；熟練地掌握演示稿軟件，比如PPT文件。
4.成為好老師和領導者如果有機會培訓和管理其他員工，要抓緊這樣的機會。
5.成為工作場所中的溝通者客戶和供應商經常根據公司行政管理支持員工的素質和效率來判定公司的好壞，客戶服務技能特重要，另外，交際技能(應答、外交、談判)同樣十分重要。
6.成為熟練的組織者和“信息管理員”利用計算機數據和辦公室書面記錄為經理們提供所需的信息，在進程中，配合他們的項目管理工作。
7.參與選擇和維護辦公室設備熟悉各種辦公室設備，并判斷哪些最適合組織，尋找最適當的供應商；學習監督設備采購，評估辦公室供應需求并安排維護。
來源：MINI女性網
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