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從外貿函電在國際貿易過程中實現功能角度談其對應寫作原則
[摘要] 外貿函電在國際貿易過程中具有一系列重要的功能，包括信息傳遞功能，社會交往、協商勸說功能,以及適應商業節奏，輔助業務處理功能等。本文試從外貿函電在國際貿易過程中實現的特定功能角度，探討其對應的寫作原則，以期在交易中更有效地發揮函電的作用。[關鍵詞] 外貿函電 國際貿易 功能 寫作原則
在現代國際貿易過程中，對外貿易的各個環節大多通過函電進行。從建立業務關系到達成交易、執行合同以及解決合同過程中產生的糾紛等，都離不開商業信函的書寫。通過函電傳遞信息，可以出售商品或服務，索要材料或信息，回復客戶的詢盤并進行報盤，處理業務磋商的各種問題以及保持良好的對外關系。利用多種載體傳遞外貿函電，已成為聯系客戶最常見、最方便、最節省的方式，為了使其同時成為最有效的方式，需要我們根據外貿函電在國際貿易過程中實現的不同功能，滿足其對應的寫作、使用原則。
一、傳遞信息功能對應的寫作原則
語言的第一重要功能是信息功能，也就是傳遞信息，這也是外貿函電的一個重要功能。 在進出口實務中，準確地傳達信息對于雙方都至關重要，任何在表達上或理解上的疏忽和差錯都可能造成難以彌補的重大損失。
1.直接針對原則
在語篇組織中，英語思維方式習慣直奔主題，再層層進行論述，加上外貿英語段落較短，概括性強，往往開頭一段用一兩句敘述信函的內容大意，待對方抓住頭緒后立即進入主題，可謂“開門見山”。對中國人來說，借用漢語思維進行寫作，是一個不可回避的客觀存在。 而用國際市場通用的語言，使用西方人容易接受的表達方式，能更有效地促進貿易活動展開。例如：
a. We are pleased to learn from your letter of August 1st that，as a manufacturer of computers， you are desirous of entering into direct business relations with us.
b. Your advertisement in “The Times” attracted us and we are，at present，interested in your parts and components of various automobiles.
2.清楚明確原則
寫信人必須盡力將自己的意思表達清除，以便讀者理解。為達到這一目的，必須在腦子里明確寫信的目的，用適當的詞和正確的句子結構、段落結構傳達意思。
(1)避免歧義
避免由于多義詞的不當使用和修飾語位置不當擺放給表達內容帶來的不同理解。例如 ：
a. We shall be able to supply 10 cases of the item only.（僅能供應該商品10箱）
b. We shall be able to supply 10 cases only of the item.（僅能供應10箱該商品）
(2)正確劃分段落
商業信函的段落應當清晰、整潔，有助于理解函電的內容，每個段落說明一個問題是寫作時常用的方法，避免長篇累牘。
3.完整準確原則
函電的寫作必然要求意思完整，避免因提供的信息不完全而造成誤解，影響交易效果。當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間、地點、價格等，盡可能做到準確，因為函電的內容往往牽涉到買賣雙方的權利、義務和利害關系，這樣會使雙方責任明確，有助于加快交易的進程，避免不必要的糾紛。例如：
a. L /C shall reach your place before or on February 1st，2008.
信用證將在2008年2月1日之前或當天開至你處。
b. If you can accept $2.75，send us a proforma invoice and we will open a letter of credit for 1000 sets.
如可接受2.75美元的價格，請寄形式發票來，我們當即開立1000套商品的信用證。
二、社會交往、協商勸說功能對應的寫作原則
書寫外貿函電的目的是促成和對方在商業上的交易，即使目前這筆交易不能達成，也必須和對方保持良好的業務關系，以便以后開展業務。正式而又禮貌的語言是實現這一目標的重要保證。在長期的外貿實踐中，已經形成了一定數量的用于開展社會交往、進行交易磋商的表達方式，在這些用語中，信息傳遞功能已退至相對次要的位置，而社會交往功能則顯得更為重要。
1.正式嚴謹原則
外貿英語函電是用來傳遞商業信息、陳述貿易事實的，常常事關經濟利益，所以外貿函電在選詞方面不追求華麗的辭藻，而盡可能地選用正規、莊重或表現力強的法律詞語。嚴謹性體現在確保拼寫和語法正確，檢查所提供的事實、數據等是否有錯，即使在信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞整體的可信度，使交易對象對所提供的其他信息產生懷疑。例如：
a. In the absense of definite instructions from our clients，we generally cover insurance against WPA and War Risk；if you desire to cover FPA please let us know in advance.
在我方客戶沒有具體要求時，我們通常投保水漬險和戰爭險。如果你方想要投保平安險請事先告知。
b. We thank you for your quotation of February 20 and enclose herewith our Order No.456 for the captioned goods.
感謝你方2月20日的報價，隨函附上關于標題項下貨物的456號訂單。
2.禮貌得體原則
在跨文化的貿易活動中，由于各國的政治、經濟環境以及傳統習俗的不同，人們的價值觀、消費心理、經營習慣有很大的差異，不同國家、不同地區、不同民族間的貿易交往，涉及到不同的文化心理和風俗習慣。在人際交往中，每個人都想得到別人的尊重，國際商務交際更是如此。因此，在外貿信函的寫作中要滿足禮貌、得體原則的要求。
(1)表示感激、贊揚，例如：
Thank you for. . . / We would be obliged if. . . /
We would appreciate it if…/We shall be most grateful for. . .
(2)表示謙虛、恭謹，例如：
a. We have the pleasure to introduce ourselves to you with a view to building up business relations with your firm.
我們有幸自薦，以期與你公司建立業務關系。
b. Through the courtesy of Mr. Brown，we come to know your name and address.
承蒙布朗先生介紹得到貴公司名稱和地址。
(3)表示肯定、一致
肯定性的詞語強調積極的方面，給人愉快、被重視的感覺。例如：
a. We feel sure that you will be entirely satisfied.
我們確定貴公司將非常滿意。
b. Your intention of establishing business relations with us coincides with our desire.
貴公司想要建立業務關系的想法與我公司一致。
(4)多采用為對方著想的“You attitude”
寫信時要站在對方的立場上，充分考慮收信人的“利益”和“損失”，盡量擴大“利益”而減少“損失”，這樣才能對一筆交易起到積極的推動作用。例如：
a. Thank you for your letter regarding shipment.
b. If you are interested in marketing Chinese textiles in your country，please inform us and we will be pleased to send you our latest catalog and price list.
(5)表示同情、遺憾
在外貿信函中，我們經�？吹较馱e are sorry to hear that…/ We are most anxious to…這樣的句型，它們常常使用來表達對遭受損失一方的處境表示慰問，其功能也體現在針對對方所提出的投訴、索賠等帶有消極內容的函電的回復上。 例如：
a. We are most anxious that you will do your utmost to reduce the price.
懇請你方盡最大努力降價。
b. We regret to point out that a shortage in weight of 210 lbs. was noticed when the goods arrived.
遺憾地指出，貨物到達時發現短重210磅。
(6)適當使用模糊修飾詞
在外貿信函中使用模糊修飾詞通�？杀磉_禮貌之辭。這體現在兩個方面：一方面，在合作愉快的場合，對別人表示贊許、致謝時，適當使用quite，very，pretty，greatly 等程度模糊修飾語可以增強贊譽、感謝的程度；另一方面，如果貿易一方發生了拖延付款等令人不愉快的事情時，另一方可以運用諸如a little bit，sort of，kind of，somewhat，seem之類的程度模糊修飾語，緩和語氣，避免傷及對方面子，影響雙方的貿易往來。 例如：
a. We would be so much grateful if you send us catalogues and samples for the following items.
b. Your price is a little bit high.
3.委婉體諒原則
商務寫作中，委婉語的運用是一種很好的溝通技巧。委婉的措詞不僅給人客氣、禮貌的舒適感覺，而且即使是不接受對方的要求或條件，也能緩和語氣，最小限度地減少對雙方良好業務關系的傷害。
(1)用“it”作形式主語，強調客觀性。例如：
a. It is generally considered not advisable to act that way.
b. It is well known that metals are essential materials in industry.
(2)用suggest，had better等表示建議的詞語，例如：
We suggest，therefore，that you lodge a claim with the insurance company.
(3)用虛擬的條件句，例如：
Should your price be found competitive and delivery date acceptable，we intend to place a large order with you.虛擬語氣除表示主觀希望和假定情況外，還可以使得寫信人的請求或推辭顯得比較客氣婉轉。
(4)使用被動語態
在貿易的投訴與索賠環節，為了使請求、要求、命令等容易被對方接受，書信中經常使用被動語態來緩和語氣。例如：
Evidently some mistake was made and the goods have been wrongly delivered.
(5)正確使用情態動詞
在英語中，情態動詞will /would經常被用來詢問做某事的“意愿”，can /could經常被用來詢問做某事的能力，在外貿函電中，could、would常被使用。例如：
a. I would appreciate it very much if you could send me some catalogues.
b. Could you please forward this letter to any companies in Florida？
(6)使用疑問句
就陳述句、祈使句、疑問句三種句型而言，疑問句更禮貌、更客氣。 例如：
a. Would you arrange early shipment of this order，as we are badly in need of the goods?
b. Could you possibly give it to the manufactures for their reference?
三、適應商業節奏，輔助業務處理功能對應的寫作原則
1.簡潔時效原則
隨著貿易活動節奏的加快，其語言也越來越簡約明了。由于交易對象每天都要閱讀大量的信函文件，所以函電一定要寫得簡明扼要、短小精悍、切中要點。如果有不符合主題或者對寫信的目的沒有幫助的內容，不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，令對方反感。一封簡潔的商業信件必須扼要表達事物，但仍應是完整、清楚和有禮貌的。
(1)使用縮略語
在外貿函電中，使用縮略語的機會非常多。這些縮略語是國際貿易實務中相對固定并且經常使用到的詞組或術語等。這些縮略語能夠利用較少的語言表達豐富而復雜的意思，從而傳達更多的信息，使得貿易活動的實際操作更加便利快捷。例如：
a. If your L/C fails to reach us by the end of July，we will be forced to cancel your order.
b. If you wish to secure protection against T.P.N.D.，it can be done upon the payment of an additional premium.
(2)避免使用多余、冗長的句子
We wish to acknowledge receipt of your letter of Oct 14. 如果改為：We appreciate your letter of Oct 14. 就更加簡潔易懂。
(3)用短語及非謂語動詞等形式代替從句
Because the article is very popular，it will enjoy fast sales at your end. 用現在分詞結構來代替原因狀語從句，即Being very popular，the article will enjoy fast sales at your end.
2.專業規范原則
外貿函電屬于實用性英語，它與外貿專業知識息息相關，許多日常使用的詞匯用于函電時具有新的特殊意義。書寫者不僅要有扎實的英語語言基本功，還要具備一定的外貿專業知識，在很多情況下要求使用比較規范化、專業化的語言。例如：
a. If the first shipment turns out satisfactory，we shall be able to place substantial orders with you.此句中的”
“order”不是“命令”的意思， 而是“訂單”的意思。
b. Please make us an offer CIF London for 20 metric tons groundnuts. 此句中的“offer”不是“提供”意思， 而是“報盤”的意思。
綜上所述，外貿函電在國際貿易過程中具有一系列重要的功能，包括信息傳遞功能，社會交往、協商勸說功能以及適應商業節奏，輔助業務處理功能等。這些功能分別帶來了外貿函電相應的寫作原則，包括直接針對、清楚明確、完整準確原則，正式嚴謹、禮貌得體、委婉體諒原則和簡潔時效、專業規范原則。只有做到這幾點，才能做好外貿函電信函的的寫作，使其更有效地為進出口業務服務，從而提高相關企業在國際貿易過程中的經濟效益和社會效益。
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