電子文件流程管理工作流運(yùn)用論文
工作流的概念目前尚無統(tǒng)一、明確的定義。工作流管理聯(lián)盟（WFMC）將其定義為：業(yè)務(wù)流程的全部或部分自動(dòng)化，在此過程中，文檔、信息或者任務(wù)按照一定的過程規(guī)則流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)組織成員間的協(xié)調(diào)工作，以期達(dá)到業(yè)務(wù)的整體目標(biāo)。簡言之，工作流即業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化或半自動(dòng)化的執(zhí)行[1]1。所謂工作流管理，是人與電腦共同工作的自動(dòng)化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在電腦化的業(yè)務(wù)過程上，通過在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)。在這種管理模式下，工作量可以被監(jiān)督，分派工作到不同的用戶以達(dá)成平衡。從邏輯上講，對(duì)工作流的定義或設(shè)計(jì)可以看做對(duì)業(yè)務(wù)過程重建的一種深化[2]62。
一、工作流在電子文件流程管理中的映射
工作流技術(shù)是計(jì)算機(jī)支持的協(xié)同工作的一部分，它通過將業(yè)務(wù)流程分解成良好定義的活動(dòng)、角色和過程規(guī)則，并結(jié)合計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)流程管理、流程分析和流程再造。工作流是基于一些基礎(chǔ)概念進(jìn)行管理的，這些基礎(chǔ)概念及概念間的關(guān)系表達(dá)了工作流管理的基本思路和內(nèi)容，主要涉及以下幾個(gè)方面。
1業(yè)務(wù)過程。
指在功能確定的組織結(jié)構(gòu)中，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)和策略的相互連接的過程和活動(dòng)集，它們之間相互協(xié)作，以達(dá)到一個(gè)共同的目標(biāo)。例如：文件處理過程等。工作流系統(tǒng)的基本目的是處理案例。電子文件流程管理就是案例。每個(gè)案例都有一個(gè)唯一標(biāo)識(shí)，每個(gè)案例的生命周期都是有限的。以電子文件管理為例，從電子文件產(chǎn)生之時(shí)開始，直到電子文件永久保存或銷毀，才會(huì)從工作流系統(tǒng)中消失。機(jī)構(gòu)承擔(dān)的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)中，可能與文件發(fā)生三種關(guān)系：形成、管理和利用。文件形成活動(dòng)與產(chǎn)生文件的目的直接相關(guān)，其結(jié)果是形成文件。文件形成活動(dòng)包括文件的產(chǎn)生/生成（即制作或接收）、處理（流轉(zhuǎn)）兩項(xiàng)工作內(nèi)容。文件利用活動(dòng)查考和利用其他業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件，以支持本業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。文件管理活動(dòng)是以適當(dāng)?shù)姆椒▽?duì)文件進(jìn)行組織和控制，將文件在合適的時(shí)間以恰當(dāng)?shù)姆绞教峁┙o需要它的業(yè)務(wù)活動(dòng)以及相關(guān)人員，包括文件形成者、內(nèi)部利用者、外部用戶等，即實(shí)現(xiàn)文件資源的有效配置。
2活動(dòng)及資源。
一個(gè)過程由許多要被執(zhí)行的任務(wù)和一系列決定任務(wù)執(zhí)行次序的條件構(gòu)成。過程也被稱做程序，任務(wù)是一個(gè)工作的邏輯單元，它能作為一個(gè)整體被一個(gè)資源執(zhí)行。資源是指能夠執(zhí)行特定任務(wù)的一個(gè)人、一臺(tái)機(jī)器或一群人、一些機(jī)器。每個(gè)案例都要執(zhí)行單獨(dú)的過程，我們把任務(wù)的具體執(zhí)行（由資源所完成的），稱為活動(dòng)[4]3�；顒�(dòng)是完成工作流的一個(gè)邏輯步驟，工作項(xiàng)是案例和將要執(zhí)行的任務(wù)的結(jié)合體，我們可以把工作項(xiàng)看成是要被執(zhí)行的實(shí)際工作塊。術(shù)語“活動(dòng)”指的是工作項(xiàng)的實(shí)際執(zhí)行。承擔(dān)文件管理活動(dòng)的工作群體，從總體上來講是一個(gè)復(fù)合群體，在整個(gè)流程中針對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)中的事件確定工作人員在系統(tǒng)中的角色、角色擁有的權(quán)限。以電子公文流程為例，機(jī)要員、辦公室、承辦部門、職能部門、領(lǐng)導(dǎo)都是流程中的角色，對(duì)這些角色還應(yīng)再細(xì)分，比如辦公室人員還可再分為審稿人、核稿人、分法人、排版人、歸檔人等角色，然后為每個(gè)角色分配不同權(quán)限。
3過程定義及工作流模型。
對(duì)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行計(jì)算機(jī)所能識(shí)別的形式化描述，從而得到計(jì)算機(jī)化的形式表示，用以支持運(yùn)行過程的自動(dòng)化。過程定義的結(jié)果是生成工作流模型，該模型描述工作流人物之間的控制流和數(shù)據(jù)流。工作流在電子文件流程管理中的作用就是控制電子文件的流轉(zhuǎn)，根據(jù)定義好的過程模型，建立實(shí)際的電子文件流程，確定路由、角色、狀態(tài)、條件。同時(shí)，支持對(duì)電子文件流程的動(dòng)態(tài)修改，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文流程的自動(dòng)化控制。定義工作流模型，工作流是描述業(yè)務(wù)流程的，一個(gè)業(yè)務(wù)流程應(yīng)包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：該業(yè)務(wù)流程做什么？由誰來做？做的步驟是什么？工作流模型中需要加入描述數(shù)據(jù)、組織、資源的部分，這樣就把工作流模型擴(kuò)充為四個(gè)部分：過程模型以及輔助的數(shù)據(jù)模型、組織模型及資源模型，其中的過程模型是工作流模型的核心部分。
4工作流管理系統(tǒng)及引擎。
WFMC提供了一個(gè)工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)模型，包括過程定義工具、過程定義、工作流執(zhí)行服務(wù)和工作流引擎、工作流控制數(shù)據(jù)、工作流相關(guān)數(shù)據(jù)、工作表和工作表處理程序、應(yīng)用程序和應(yīng)用數(shù)據(jù)等。其功能主要包括工作流設(shè)計(jì)功能、工作流運(yùn)行和控制功能以及同用戶和應(yīng)用的交互功能三方面。從支持業(yè)務(wù)流程重組角度來看，工作流管理過程主要包括業(yè)務(wù)流程建模、工作流執(zhí)行和控制、業(yè)務(wù)流程重組三方面。工作流引擎是工作流管理系統(tǒng)的核心，它為工作流實(shí)例提供運(yùn)行環(huán)境，包括流程的解析、資源的分配、邏輯的控制等，其主要作用體現(xiàn)在如下兩個(gè)方面：
�。�1）工作流引擎是流程的狀態(tài)轉(zhuǎn)換機(jī)。其任務(wù)是按照定義的規(guī)則控制實(shí)例的狀態(tài)轉(zhuǎn)換；
�。�2）工作流引擎是流程的路由控制器。一個(gè)流程對(duì)應(yīng)著一條實(shí)際轉(zhuǎn)換的業(yè)務(wù)，流程的轉(zhuǎn)換路線受當(dāng)前實(shí)例數(shù)據(jù)的控制。一般情況下，這些規(guī)則是根據(jù)流程實(shí)例的數(shù)據(jù)制定的公式。引擎的作用是對(duì)這些公式規(guī)則進(jìn)行解析，找出流程下一步的流向，進(jìn)行實(shí)例邏輯處理，使流程向下轉(zhuǎn)換。在不同的應(yīng)用環(huán)境中，根據(jù)角色、分工和條件的不同，工作流引擎為工作流管理系統(tǒng)提供決定信息傳遞的路由，從而顯著地改進(jìn)和優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，更好地實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程控制。
二、基于工作流的電子文件管理流程重組
1電子文件流程管理中的一般流程。
�。�1）文件生成模塊：對(duì)電子文件在生成之際予以截獲，包括了捕獲和登記兩個(gè)過程要素。捕獲是決定制作并保留記錄的過程，捕獲的對(duì)象包括機(jī)構(gòu)形成和收到的文件。捕獲過程主要決定哪些文件信息應(yīng)該捕獲，這也意味著需要決定哪些人可以利用這些記錄以及這些記錄應(yīng)該保留多長時(shí)間，這個(gè)過程應(yīng)以對(duì)機(jī)構(gòu)的職能和責(zé)任所進(jìn)行的分析為依據(jù)，結(jié)合制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)或正式工具，如文件處置指南，來決定文件的.取舍。登記標(biāo)志著文件的捕獲正式進(jìn)入文件系統(tǒng)，同時(shí)會(huì)在登記表中記錄下關(guān)于文件的簡短著錄信息，并分配給每份文件一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)符。
�。�2）文件組織模塊：對(duì)電子文件按一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行類別劃分和相應(yīng)整理，包括分類和確定處置狀態(tài)兩個(gè)過程要素。分類就是確定業(yè)務(wù)活動(dòng)及業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件所屬的類別的過程，其中非常重要的工作是運(yùn)用詞匯控制對(duì)文件信息進(jìn)行標(biāo)引，以建立起文件與相關(guān)信息的聯(lián)系，建立起文件及其他文件的聯(lián)系。
（3）文件保管模塊：對(duì)結(jié)束現(xiàn)行使用效用的電子文件進(jìn)行保護(hù)和管理，包括存儲(chǔ)、利用權(quán)限和安全保管、實(shí)施處置三個(gè)過程要素。電子文件的存儲(chǔ)，要求在文件形成之前就決定維護(hù)、保管和存儲(chǔ)文件的有效手段，在文件需求發(fā)生變化時(shí)要重新評(píng)估存儲(chǔ)安排，包括對(duì)電子文件存儲(chǔ)載體的存儲(chǔ)能力進(jìn)行評(píng)估，選擇具有較長生命力的可靠系統(tǒng)和載體，文件的轉(zhuǎn)換或遷移等多項(xiàng)內(nèi)容。
�。�4）文件利用模塊：幫助利用者檢索并找到所需要的文件，包括利用和跟蹤的過程要素。要求電子文件管理系統(tǒng)滿足建立索引、檢索文件和再現(xiàn)文件的功能，同時(shí)應(yīng)對(duì)文件的利用進(jìn)行捕獲以形成元數(shù)據(jù)的一部分。
2工作流在電子文件管理流程重組中的應(yīng)用。
文件管理流程不能脫離形成文件的業(yè)務(wù)流程獨(dú)立存在，兩者存在并行、交叉、銜接等關(guān)系，進(jìn)行著信息傳遞。在一個(gè)信息系統(tǒng)高度集成的機(jī)構(gòu)，這種并行、交叉和銜接關(guān)系尤其明顯。文件管理流程是在傳統(tǒng)文件管理環(huán)節(jié)論的基礎(chǔ)上的發(fā)展，在內(nèi)容的深度和廣度上都有了一定拓展。工作流管理系統(tǒng)的監(jiān)控管理工具能夠?qū)ぷ髁鞯恼麄�(gè)流動(dòng)狀況進(jìn)行監(jiān)視，并提供一系列管理功能，實(shí)現(xiàn)安全性、過程控制和授權(quán)操作等方面的管理。以電子公文為例，電子公文的流程控制是采用日志文件等手段，跟蹤系統(tǒng)中發(fā)生的事件，并將每一個(gè)事件的所有信息記錄到系統(tǒng)日志中。流程控制實(shí)現(xiàn)對(duì)公文流程進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)控和跟蹤，報(bào)告電子文件在流程中所處的位置，當(dāng)前流轉(zhuǎn)狀態(tài)，當(dāng)前公文處理者，下一步公文流轉(zhuǎn)方向，流程中上級(jí)、下級(jí)公文處理者，可以對(duì)流程執(zhí)行的效率、執(zhí)行的質(zhì)量進(jìn)行分析和處理，有效控制文件的流轉(zhuǎn)和工作的進(jìn)度[6]48�；诠ぷ髁鞯碾娮游募芾砹鞒讨亟M由確定重組目標(biāo)、確定電子文件管理活動(dòng)過程及相互關(guān)系、確定電子文件管理流程功能模塊三方面組成。
（1）確定重組目標(biāo)。針對(duì)機(jī)構(gòu)自身業(yè)務(wù)需求，確定電子文件管理流程的目標(biāo)體系，盡量地加以明確化、具體化，并適當(dāng)劃分優(yōu)先級(jí)，以分步驟、分階段地實(shí)現(xiàn)。電子文件管理流程重組的總體目標(biāo)是：通過對(duì)電子文件管理一般流程的分析，運(yùn)用工作流，特別是工作流系統(tǒng)對(duì)電子文件的形成、辦理到歸檔、保管、利用等管理過程實(shí)現(xiàn)全程的、可預(yù)知的控制。
�。�2）確定電子文件管理活動(dòng)過程及相互關(guān)系。從邏輯上講，所有信息管理流程一般包括管理對(duì)象的確定、管理對(duì)象的組織、管理對(duì)象的維護(hù)及管理對(duì)象的提供利用。管理對(duì)象包括文件鑒定、文件歸檔等，其組織包括文件分類、整理、著錄等，值得注意的是，電子文件管理流程還需要包括信息系統(tǒng)的管理、文件的遷移、跟蹤審計(jì)等。文件管理流程是文件管理活動(dòng)有序的組合，不同的秩序形成不同的文件管理流程，這種秩序就是文件管理活動(dòng)之間的關(guān)系的反映，如時(shí)間上的先后關(guān)系、并行關(guān)系，空間上的合并關(guān)系、排他關(guān)系、循環(huán)關(guān)系等。
（3）確定電子文件管理流程功能模塊。確定管理流程功能模塊，即利用工作流管理系統(tǒng)，主要借助工作流引擎作用，結(jié)合實(shí)際的電子文件管理要求，對(duì)電子文件管理傳統(tǒng)模塊的整合與控制。
流程的發(fā)展和變化是新的管理模式和管理思想應(yīng)用于實(shí)踐工作的結(jié)果，只有在管理和設(shè)計(jì)思想上具備對(duì)文件、檔案管理流程進(jìn)行重組的理念，才能在軟件上突破以往的文件、檔案管理環(huán)節(jié)“分工”程序上的常規(guī)。電子文件管理流程的特點(diǎn)，要求我們對(duì)其控制與管理的方法將不再以“環(huán)節(jié)”分工為基礎(chǔ)，各環(huán)節(jié)之間的界限將被打破。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用不僅迫切要求我們對(duì)其管理模式進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，同時(shí)，信息技術(shù)本身也為這種重新設(shè)計(jì)提供了可能。
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