淺議用ERP增強企業內控管理論文

淺議用ERP增強企業內控管理論文

　　財政部在2001年6月22日發布的《內部會計控制規范——基本規范(試行)》(以下簡稱《規范》)中將內部會計控制定義為:單位為了提高會計信息質量、保證資產的安全、完整,確保有關法律法規和規章制度的執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序,并提出了職務分離、授權批準等具體方法。近年來,隨著市場經濟體制的建立和完善,我國企業逐步加強了對內部會計控制(以下簡稱“內控”)的重視程度,紛紛在《規范》的指導下制定了具體的內控制度并采取了相關措施。但是從陸續爆出的資產流失、會計造假等企業丑聞可以看出,控制效果不盡人意。出現問題的一個重要原因是落后的控制手段不適應日益復雜的控制環境和控制程序,極大地阻礙了內控目標的實現。隨著我國企業信息化工作的開展,以財務會計管理為核心的企業資源計劃(Enterprise Resource Project)(以下簡稱“ERP”)在企業中得到了推廣和應用。充分利用這一系統,通過信息化手段進行內控,可以提高控制效率,加強控制效果,促進內控工作順利開展。

　　現有企業會計控制的局限性

　　由于技術條件的限制,目前我國大多數企業主要通過人工操作、現場檢查等手段實施內控。在現代企業中,僅僅依靠這些傳統的手段無法滿足內控的要求,其存在的局限主要體現在以下兩個方面:

　　1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對、檢查監督等重要的內容措施實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。現代企業的經營環境復雜、經營內容廣泛、地理分布遼闊,信息處理工作量非常大。如果采用傳統手段,不僅速度慢而且花費大�，F代經濟學理論認為,制度能否得到有效執行的一個關鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經濟效率低下可能造成企業的內控制度流于形式。

　　2.難以避免主觀因素的影響�，F代企業提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執行過程中不能忽視人性的弱點。在我國企業,通過人工進行內控難以逾越以下兩個障礙,給企業留下風險隱患:1.人情障礙。我國社會有重視人情關系的文化傳統,在對關鍵環節的控制中,難免發生由于控制人“抹不開面子、邁不開人情”而喪失原則的情況。

　　3.素質障礙。員工在內控程序執行過程中,由于生理、心理條件的限制,難免發生錯誤或疏漏。

　　利用ERP系統進行內控的優勢

　　財政部在《規范》中要求:內部會計控制應當涵蓋單位內部涉及會計工作的各項經濟業務及相關崗位,并應針對業務處理過程中的關鍵控制點,落實到決策、執行、監督、反饋等各個環節。

　　ERP系統是一個財務會計導向的全面企業集成(TEI)系統,管理整個供需鏈(theEntireSupply&DemandChain),權衡供需鏈上各個實體的價值,實現對制造、財務、客戶、分銷和供應商的業務流程管理。因此,ERP系統的管理范圍與《規范》的控制要求基本相符,利用ERP系統可以在產、供、銷等各個環節采取措施,實現對人、財、物的全面控制。

　　利用ERP系統,采用信息化手段進行內控可以有效彌補現有人工會計控制的缺陷。一方面,通過計算機和網絡進行信息處理和傳輸工作,可以極大地提高工作效率;另一方面,通過軟件系統實施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無私。

　　利用ERP系統進行內控的方案設計

　　1.事前控制,在系統中主要可采取以下預防措施:

　　(1)預算控制。將企業的整體目標中分解為具體的控制項目和明確的控制標準,并落實到相應的責任單位或責任人。在經濟業務發生時,系統將自動將實際情況與預算目標進行比較,對不符合目標的業務操作進行否決或提請授權機構決策。

　　(2)授權控制。根據企業的組織結構及員工的崗位責任,設置每個員工對系統的操作權限以及對信息的查詢范圍。系統將保證企業的各項業務活動均是由被批準或被授權的員工執行。

　　通過ERP系統進行事前控制最大的好處是可以增加控制的客觀性,克服控制過程中的人情障礙,保證相關政策得到嚴格的執行。

　　2.事中控制,主要是對操作程序進行控制。根據1978年諾貝爾經濟學獎得主、美國教授赫伯特?亞?西蒙(Herbert.A.Simon)倡導的“有限理性”理論,只要程序合理、過程規范,結果理性自是程序理性的必然結果。通過系統可以進行以下程序控制:

　　(1)業務操作控制。以信息傳遞為線索,以企業的規章制度為標準,將費用報銷、庫存管理、產品購銷等經常性業務的流程加以規范,并通過環境設置、條件選擇、事項驅動等軟件技術將其體現在系統中。在日常經營活動中,系統將自動拒絕不符合規范的操作步驟。

　　(2)會計系統控制。主要可以在以下幾個方面采取措施:1.會計科目、通過設置一套名稱準備、內容完整、歸類繁簡適度的會計科目,規范會計核算過程,方便監管信息的提取;2.財務政策:由系統根據預先設置的標準,自動完成折舊計提、費用攤銷等工作,杜絕利用相關政策人為調節會計利潤的現象;3.會計報表:利用取數公式,直接根據會計帳簿生成會計報表,保證報表數據真實、完整。

　　通過系統進行事中控制,可以有效控制在制度執行過程中,人為因素帶來的各種隨意性、欺騙性,提高內控的穩定性、可靠性。

　　3.事后控制,在系統中主要可采取以下檢查措施。

　　(1)數據核對。系統可自動核對內部外部數據的發生額及余額是否符合指定的邏輯關系,并把異常情況及時提交給相關的監控部門。其中,內部核對是指在各個子系統之間的核對,如財務部門記錄的往來款項是否與銷售部門實現的銷售情況相符,財務部門掌握的庫存變動是否與物管部門實際的出入庫情況相符等等;外部核對是指通過接口將系統數據與外部數據進行核對,如通過電子對賬單核對企業收付的資金是否與銀行記錄相符。

　　(2)風險評估。根據企業面臨的各種風險,如籌資風險、投資風險、經營風險、環境風險等,設計風險模型,并轉化成具體的控制項目及風險指標。系統可定期搜集相關數據,根據風險模型,還原成企業面臨的風險狀況,生成風險評估報告。

　　(3)檢查計劃完成情況。系統可定期將企業的實際績效與計劃目標相比較,分析各項具體工作的進展情況及其變動趨勢是否符合要求。

　　(4)檢查制度執行情況。通過搜集整理員工的日常操作,系統可定期分析員工的工作內容及行為方式是否合乎規范。

　　通過系統進行事后控制可以確保檢查報告的客觀性、可靠性,提高檢查效率、降低檢查成本,有利于企業及時發現在目標實現及制度執行過程中的各項偏差。

　　運用ERP實施會計控制的重要提示

　　從以上措施可以看出,ERP系統可以在提高會計信息質量、保證資產安全、保障制度執行等各方面發揮作用。但是,技術不是萬能的。首先,并不是所有的控制目標都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過程序進行模擬。僅憑ERP系統不能保證萬無一失。全面、有效的內控離不開信息手段與傳統手段的協調配合。其次,ERP系統只是一種工具,能否發揮作用取決于管理當局的支持程度、系統使用者的素質和態度以及企業的文化傳統、經營方式等環境因素。因此,只有將管理思想與信息技術完美結合在一起,才是企業內控有效的解決之道。

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