企業物資采購監督與管理研究

企業物資采購監督與管理研究

　　隨著我國石油石化企業逐步進入國際化市場和國外石化企業逐步進入我國市場，石化市場的競爭日趨激烈，使得企業對降低成本的渴望更為迫切，因此降低成本已經成為了大多數石化企業都十分關注的課題。

　　1 引言

　　據相關數據顯示，生產型的企業至少要銷售額的50%來進行原材料、零部件的采購，而中國的工業企業中，各種物料的采購成本更是高達企業銷售額的70%。顯而易見，采購絕對是企業成本管理中“最有價值”的部分。尤其對于石化企業而言，其工藝流程相對復雜，對各類原材料和設備的需求量十分巨大，按照石油工業物資分類和代碼劃分，各類物資共60個大類，609個種類和2802個小類，面對如此眾多的物資采購種類，只有在物資采購監督與管理方面下大力氣，花大工夫，才能確保企業物資采購工作順利、圓滿地進行。

　　2 目前我國企業物資采購監督與管理方面存在的主要問題

　　通常意義上講，企業物資采購主要是指企業對生產經營所需的各類物資器材的購買、管理等方面的行為，但在實際的工作中其包含內容不僅僅如此，還應有對采購物資的保管、使用等內容。但由于企業一直在物資采購方面重購買、輕管理等因素的影響，導致企業在物資采購管理和監督工作方面還有很多的問題，亟待解決。

　　2.1 企業物資采購流程不規范

　　企業物資采購流程從所涉及的工作內容來看，主要包括有物資使用單位提供需求、物資采購計劃編制、物資采購計劃審核、目標市場調研、物資供應商的確定與選擇、物資運輸保管、物資使用等方面。但從筆者多年的工作實踐經驗，在企業物資采購流程方面還存在著以下幾個方面的內容，一是企業物資采購計劃編制不合理。在企業物資采購計劃編制的過程中片面依靠物資使用單位的需求，而沒有針對其實際物資消耗和使用情況進行有效的調查和分析，導致物資采購計劃往往與實際需求不一致;二是物資供應商的確定與選擇階段，對相關制度遵守不嚴格，存在人為因素影響供應商確定的問題，運行不規范、監督不到位，使得企業在物資采購方面人為的加大的采購成本;三是物資采購后的管理和使用不嚴格。工作中重采購輕管理、重使用請保管的問題十分嚴重，使得物資采購成本提高，浪費現象嚴重，導致企業資金流失。

　　2.2 企業物資采購模式不科學

　　根據相關的研究顯示，企業物資采購模式的選擇與確定對企業采購成本會產生一定的影響。從目前企業采購的模式看通常包括有集中采購和分散采購兩種不同的模式。尤其石化企業自身的特點，使得企業在進行物資采購時多采取分散采購的模式，導致了企業物資采購渠道分散，特別是由于采購物資種類繁多難以對產品供應商的服務水平、商業信譽等方面進行全面的調查核實，導致企業存在著物資采購的風險。同時部分企業還應用傳統的買賣談判或訂貨等方式，網上訂單、電子商務以及先進的招投標采購方式沒有得到廣泛的使用，也對企業物資采購活動造成了一定的不利影響。

　　2.3 企業物資采購庫存管理有弊端

　　物資采購活動是一個連續的企業活動，不能僅將其看做是物資的購買這一單一的工作，更應當將物資采購后的運輸、保管、分發等工作納入到物資采購的整體活動范疇之中。但在現實的工作中，往往由于傳統觀念的影響，企業管理者往往將注意力放在的物資采購的單一階段上，忽視了對采購物資產品的使用、保管、分配等方面的內容，而由于石化企業工作涉及范圍廣，情況變化快，因此，往往某些物資采購計劃與現實需要存在著一定的差別，而如何在最大限度的范圍內使采購的物資發揮最大的效能，才是物資采購活動的重要目的，而現實中企業只是依據計劃編制進行落實，并沒有進一步核實現實的情況需要，往往出現一些急需的單位無法使用，

　　不急需的單位則存在不少庫存的現象，給企業生產經營成本帶來不利的影響。

　　2.4 企業物資采購人員素質有待提高

　　企業物資采購人員的素質決定著物資采購工作能否順利進行，影響著企業下一階段生產經營能否順利完成。而受到長期計劃經濟的影響，企業在物資采購人員的選拔和使用上通常存在著“重思想輕技能”、“重使用輕監督”的問題。“重思想輕技能”就是對物資采購人員往往過分看重其職業道德素質水平，忽視其對企業生產所需物資設備的技能的培養，雖然隨著法制建設和企業管理制度的逐步完善，物資采購活動日趨“陽光化”，但在物資能否確實滿足企業生產需要方面卻還有許多工作要做。“重使用輕監督”，就是過分依賴物資采購人員自身的思想道德的影響，而忽視在監督管理制度方面的制約作用，許多監督管理制度只停留在了文字上，而忽視在實際工作中的落實。

　　3 提高企業物資采購監督與管理質量的意見建議

　　3.1 大力提倡集中采購模式下的物資采購活動

　　集中采購是大型企業降低采購成本，提高企業利潤的一項重要轉變，是企業物資采購活動的發展趨勢，這種將“無計劃隨意采購”變為“預算約束內采購”、“多個人跑市場”變為“專業人員為主跑市場”、“各個部門搞采購”變為“專業機構為主搞采購”、“依靠人的監督”變為“依靠程序監督”的轉變能夠建立統一管理、分工明確、有效監督、順暢高效的采購管理體系。具體來講主要從四個方面做好工作：一是要統一招標采購。由企業決策部門牽頭，全面了解各部門需求情況，直接面向生產廠家招標，減少流通環節。采購遵循公開、公平、公正和效益優先的原則，實行比價采購，優中選廉。二是統一購銷價格。同實行統一的質量要求和采購價格、銷售價格，同時將相關信息在網絡和企業內部進行公布，主動接受監督。三是統一直接配送。供貨合同要規定供貨商責任，對供貨不及時、質量和數量不符合要求的行為，明確處罰辦法，并有相應的應急配套措施保證物資及時供應，維護監所安全穩定。四是統一支付。由企業總部出具的物資采購中標通知書、采購合同、采購物資驗收報告和原始發票，各部門或分公司對總部相關費用進行統一支付。

　　3.2 大力加強物資采購制度建設

　　全面落實相關物資采購制度的落實。一是要對各企業提出的采購計劃進行認真核實，確保采購計劃的合理科學，物資采購部門要對上報的計劃進行現場核實，多方了解調查，同時采取備案登記等方式，長期了解企業生產經營情況，避免出現誤報、亂報等現象的發生;二是要多方協調形成合力。理順采購管理關系，完善采購運行機制，擴大集中采購范圍，夯實采購建設基礎，加強采購工作指導，統籌調度、配置、使用各種采購保障資源，使采購管理的籌劃、組織實施、績效考評、監督管理等，做到“不缺位”、“不越位”，防止動作程序上的脫節，搞好工作的銜接，形成最大整體合力，保證采購工作順暢高效運轉。三是要加強對采購物資的使用情況的跟蹤登記，加強對物資的管理。特別是對已經采購的物資，從管理、保管、使用方面加強登記備案，提高物資的使用率和經濟效益，降低企業經營成本。

　　3.3 大力提高物資采購人員的自身素質

　　物資采購不僅僅要求采購人員具有過硬的思想，更要其有著豐富的經驗，能夠熟悉企業相關生產經營活動。因此，一方面要加強對現有人員的培養，從人員選拔、使用、培訓方面加大力度，讓其充分了解企業生產經營的實際情況，從而確保物資采購工作的順利進行;另一方面，要注重在企業一線人員的選拔，將那些熟悉企業生產實際、了解企業所需的人員充實到企業物資采購活動中，提高物資采購的針對性。同時要加大對相關人員的監督管理，通過制度落實、獎懲措施等方式，提高監督管理的力度，確保物資采購工作的高質量。

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