溝通在企業(yè)管理中的作用
溝通在管理學中的定義是指可理解的信息、思想和情感在兩人或兩人以上的人群中的傳遞或交換的過程,整個管理工作都與溝通有關。溝通的功能從管理的角度看主要有控制、協(xié)調(diào)、激勵、交流等作用。有效溝通不僅僅能傳遞意義,還對其加以理解并讓各方達到共識。在企業(yè)的實際經(jīng)營管理中,有效的溝通所起的作用是顯而易見的。
一、控制
指員工必須遵守組織中的權利等級和正式指導方針,執(zhí)行企業(yè)的行為規(guī)范。而要做到這些,必須通過溝通才能把企業(yè)的方針政策傳達給員工,并把員工的不滿和抱怨反饋給管理層,以適時調(diào)整,使控制真正得以實現(xiàn)。有效溝通使公司決策得到準確理解,迅速得以實施。在實際的有效溝通運作中,決策的描述應該是準確、清晰、簡潔的,決策的表述應該能夠充滿活力,引起職員的注意力和共鳴。有效溝通往往考慮到下屬的理解能力和接受程度以及對他們現(xiàn)有工作狀態(tài)的影響等。在實際工作中,只有經(jīng)過這么一個有效的溝通過程,公司的新決策才能得到準確,有效地實施。
二、協(xié)調(diào)
有效溝通是協(xié)調(diào)各個體,各部門,形成良好企業(yè)文化的途徑。一家公司的部門間能否及時消除誤解,密切合作,不僅關系到同事間的團結,而且關系到公司中心工作的順利完成,嚴重的會影響到公司的安全收付。如業(yè)務部門間合作一筆業(yè)務,在工作中需要大量的合作、交流,并且難免會有一些誤解,甚至利益分配上的沖突,此時就需要兩部門認清目標,明確各自的責任、義務和權利,進行有效溝通,即在實際操作中互相補充,互相信任,避免暗箱操作。每個部門要想做到有效溝通就應該擅長相互理解,正是差異的存在,不斷調(diào)整自己的溝通風格,保證信息的接收和理解的準確性,這樣才能保證部門間合作溝通所依據(jù)的信息的客觀和準確性,即溝通的有效性,促進部門間的團結和合作,保持工作的高效性,避免不必要的損失的發(fā)生。
另外,一個企業(yè)要提高整體形象,要提升可持續(xù)發(fā)展的能力,就要全體員工全身心的投入。管理者通過有效的溝通方式讓全體員工及時、清晰、準確地認可、遵守和執(zhí)行,并且不斷地深化,灌輸“員工以企業(yè)為本,企業(yè)以人才為本”的雙贏理念,創(chuàng)造良好企業(yè)文化。使其真正成為一種極有價值的軟約束和軟激勵。
三、激勵
在實際生活和工作中,每個員工都有要求得到他人尊重和自我價值實現(xiàn)的需要。對于員工來說,他們能否有效地工作,是否會對企業(yè)及其經(jīng)營目標萌生出責任感、忠誠心和熱情,以及他們能否從自己工作中得到滿足感,在很大程度上取決于組織與員工之間“心理契約”的實現(xiàn)程度。構建“心理契約”過程,是一個充分發(fā)揮員工的積極性、創(chuàng)造性與智慧的過程,也是保證員工產(chǎn)生高水平的內(nèi)聚力和承諾(表現(xiàn)為高能量、延長工作時間、意愿多干并對工作滿腔熱情等)的過程。管理者在實際工作中只有根據(jù)每個員工的不同情況采取不同的溝通方式關心、鼓勵他們、及時肯定他們的成績才能構建“心理契約”。 一個優(yōu)秀的管理者就是要通過有效的溝通轉變職員對工作的態(tài)度,對生活的態(tài)度,通過激勵使職員從拖拖沓沓的精神狀態(tài)中解脫出來,激發(fā)他們的工作熱情和潛力,把員工改造成充滿樂觀精神、積極向上的人。
在實際的溝通激勵工作中,對待不同的職員,管理者應采取不同的溝通激勵方式。如對待年輕員工,管理者應給予更多的關心和愛護,經(jīng)常與他們交流,把組織對他們的期望和要求直接傳達給他們,并多給他們鼓勵和提醒,必要時給予指導和幫助。在時機成熟時,給他們自主行動的自由,讓他們獨自承擔和完成較重要的工作,保持經(jīng)常的接觸,并及時給予他們鼓勵,肯定成績和進步,公開地表揚和獎勵工作優(yōu)秀的員工等。對待資歷深的老同志,首先要把他們看作是財富而不是負擔因為他們的經(jīng)驗、責任還是年輕員工所缺乏的。管理者應尊重他們,把他們安排在適合的崗位,經(jīng)常與他們交流,適時給予培訓和提高,調(diào)動他們的工作熱情。這樣,這些經(jīng)驗豐富的老同志同樣能夠在自己的崗位上做出優(yōu)異的成績。管理者的有效溝通一定能創(chuàng)造出和諧的工作環(huán)境和氣氛,增強員工的責任感和對公司的歸屬感,激勵員工成為績效接觸者。
四、交流
在國際化時代中,對于現(xiàn)代企業(yè),跟其它企業(yè)交流可以說是今后的一個必然趨勢。在實際的有效溝通運作中,公司的觀點、意愿及立場首先應該是準確、清晰、簡潔的,富有說服力,引起對方的注意與共鳴。“無論多偉大的思想,如果不傳遞給其他人并被其他人理解,都是毫無意義的。”其次要選擇通過何種方式傳達和溝通,是用書面形式還是面對面商談,是堅決還是委婉,是肯定還是留有協(xié)商余地,是告知方式還是警告方式等,應根據(jù)事情的具體內(nèi)容和其重要性以及雙方合作熟悉程度選擇合適的傳播溝通方式、方法。在信息時代有不少企業(yè)完全沒見面對面洽談過,然而合作非常成功。有效溝通應考慮到對方的理解能力,共同之處以及對對方企業(yè)的影響,達到雙贏的目標。溝通只有建立在信息準確、清晰、簡潔和具有活力的基礎上,才能充分發(fā)揮其有效性。而有效溝通的最終目的也就是要使信息準確、清晰、簡潔乃至生動地傳達下去。
企業(yè)之間的合作有時難免會有些誤解,甚至利益分配上的沖突。能否及時消除誤解并達成協(xié)議,關系到公司千萬美金的安全收付。在這樣的情況下需要雙方明確各自的責任、義務和權利,進行有效溝通,即在實際操作中互相補充、互相信任,避免暗箱操作,遇到特殊情況雙方隨時進行溝通,這樣就能及時解決實際工作中的難題,把企業(yè)之間合作的過程中可能產(chǎn)生的猜測、誤解和矛盾得到化解。企業(yè)合作的最重要一環(huán)是資金的安全收付,在此過程中,需要雙方密切合作,及時溝通、消除誤解從而確保公司資金的安全收付。
五、小結
曾經(jīng)多次在各個公司合作談判會上充當翻譯,我深刻地感覺到,有效溝通是企業(yè)正常運轉和不斷發(fā)展的重要手段,是企業(yè)管理和經(jīng)營當中必不可少的工作方式,因為一個企業(yè)的發(fā)展,職員的主觀能動性起著非常重要的作用,而能否調(diào)動他們的積極性,取決于管理者與其溝通的效果,所以,高效率的管理和經(jīng)營離不開有效溝通。
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