有效溝通中的信息溝通方式

有效溝通中的信息溝通方式

　　有效溝通是指成功把某一信息傳遞給溝通對象，溝通對象能夠做出預期中回應的整個過程。以下是小編為大家收集的有效溝通中的信息溝通方式，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　有效溝通中的信息溝通方式

　　一、團體溝通

　　“團體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動。團體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會議溝通和E-Mail（或書面）溝通。

　　1、會議溝通

　　“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，因此常用于解決較重大、較復雜的問題。如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進行：

　�。�1）需要統一思想或行動時（如項目建設思路的討論、項目計劃的討論等）；

　　（2）需要當事人清楚、認可和接受時（如項目考核制度發布前的討論、項目考勤制度發布前的討論等）；

　　（3）傳達重要信息時（如項目里程碑總結活動、項目總結活動等）；

　�。�4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團隊產生較大影響時；

　�。�5）討論復雜問題的解決方案時（如針對復雜的技術問題，討論已收集到的解決方案等）。

　　2、E-Mail（或書面）溝通

　　“E-Mail（或書面）溝通”是一種比較經濟的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發布信息時采用。在計算機信息系統普及應用的今天，我們很少采用紙質的方式進行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進行：

　�。�1）簡單問題小范圍溝通時（如3~5個人溝通一下產出物最終的評審結論等）；

　�。�2）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結果時（如項目組團隊活動的討論、復雜技術問題提前知會大家思考等）；

　　（3）傳達非重要信息時（如分發周項目狀態報告等）；

　�。�4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。

　　二、個體溝通

　　所謂“個體溝通”，是指兩人之間的溝通。個體溝通主要有以下三種常用的方式：當面溝通、電話溝通和E-Mail（或書面）溝通。

　　1、當面溝通

　　“當面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當面溝通的方式進行：

　�。�1）彼此之間的辦公距離較近時（如兩人在同一辦公室）；

　�。�2）彼此之間存有誤會時；

　�。�3）對對方工作不太滿意，需要指出其不足時；

　　（4）彼此之間已經采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。

　　需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠，請優先采用當面溝通的方式。我有時看到溝通雙方的距離不過一二十米還采用電話溝通的方式，這是非常不可取的。

　　2、電話溝通

　　“電話溝通”是一種比較經濟的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進行：彼此之間的辦公距離較遠、但問題比較簡單時（如兩人在不同的辦公室需要討論一個報表數據的問題等）；彼此之間的距離很遠，很難或無法當面溝通時；彼此之間已經采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。

　　需要特別注意的是：在成本相差無幾的情況下，請優先采用當面溝通的方式。

　　3、E-Mail（或書面）溝通

　　“E-Mail（或書面）溝通”是一種最經濟的溝通方式。溝通的時間一般不長，并且不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或互相知會一些信息時采用。在計算機信息系統普及應用的今天，我們很少采用紙質的方式進行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結。如下的幾種情境宜采用E-Mail溝通的方式進行：

　�。�1）小問題溝通時（如雙方討論一下某函數的使用語法等）；

　�。�2）復雜問題需要借助“書面”才能表達清楚時（這類問題往往需要采用書面表達和口頭表達相結合的方式）；

　　（3）需要對方先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結果時（如請教對方一個技術問題時先將問題告知對方等）。

　　需要特別注意的時：在E-Mail來回多次而問題尚未得到解決或甚至引起誤解時，一定要及時終止E-Mail這種溝通方式，改用電話溝通或當面溝通的方式進行。

　　需要特別指出的是，個體之間溝通時，盡量多采用當面溝通的方式進行。“能當面溝通的，就不要采用電話溝通；能電話溝通的，就不要采用E-Mail溝通”，這是“個體溝通”方式的基本選用原則。

　　“溝通無極限”，靈活運用溝通方式是一項難得的技能。但愿以上的文字，能給我們的工作帶來借鑒。

　　有效溝通的技巧

　　一、要明確溝通的目的。

　　如果目的不明確，就意味著你自己也不知道說什么，自然也不可能讓別人明白，自然也就達不到溝通的目的。

　　二、要掌握好溝通的時間。

　　在溝通對象正大汗淋漓地忙于工作時，你要求他與你商量下次聚會的事情，顯然不合時宜。所以，要想很好地達到溝通效果，必須掌握好溝通的時間，把握好溝通的火候。

　　三、要明確溝通的對象。

　　雖然你說得很好，但你選錯了對象，自然也達不到溝通的目的。

　　四、要掌握溝通的方法。

　　你知道應該向誰說、說什么，也知道該什么時候說，但你不知道怎么說，仍然難以達到溝通的效果。溝通是要用對方聽得懂的語言——包括文字、語調及肢體語言，而我們要學的就是透過對這些溝通語言的觀察來有效地使用它們進行溝通。

　　五、好的心態。

　　“態度決定一切”。一個人的心態決定了一個人的態度。當然，溝通中的心態也非常重要。溝通心態是根，溝通知識、技能是葉，積極的心態還是消極的心態在溝通中的作用是不一樣的，積極的心態使溝通順利進行，消極的心態阻礙溝通。

　　六、把握有效溝通四要點。

　�、僖獙W會欣賞和贊美對方。

　�、跓o論和誰溝通都要有原則。

　�、垡獙W會堅持、學會等、學會捕捉機會、學會在總結反思中的堅持和讓步。

　�、軐W會禮讓，選擇再次的溝通。

　　七、養成一個洞察心靈的意識。

　　弗洛伊德的心理剖析認為，心理由內及外可以分為：本我、自我、超我。本我：是內心深處最本質的想法，是潛意識，表現為情緒；自我：是心靈的檢查官和思想工作者，表現為理智、文化、修養；超我：是心靈的“外部環境”表現為法律、道德、習俗。作為思想政治工作者，要認真觀察人的心靈，找出人的本我與自我，深入人的心靈深處，才能真正想對方之所想

　　簡單有效溝通的技巧

　　1、針對性問題是指什么?

　　比如說，像中國移動或者中國聯通800、1860服務熱線，可能客戶投訴說：開機的時候，手機壞了�；蛘哒f"始終信號不好，接收不到，或者乾脆螢幕什麼顯示都沒有"。這個時候，客戶服務人員可能會問："那您今天早晨開機的時候，您的螢幕是什麼樣子的?"這個問題就是針對性的問題。

　　針對性問題的作用是什么呢?能讓你獲得細節。當不知道客戶的答案是什么的時候才使用，通過提出一有針對性的問題，就這些問題進行了解。

　　2、選擇性問題也算是封閉式問題的一種。

　　就是客戶只能回答"是"或者"不是"。這種提問用來澄清事實和和發現問題，主要的目的是澄清事實。比如說："您朋友打電話時，開機了嗎?"開了或者沒有開，也許會說不知道，客戶只能回答"是"或者"不是"。

　　3、了解性問題是指用來了解客戶資訊的一些提問。

　　在了解資訊民時，要注意有的客戶會比較反感提這個問題。比如說諮詢："您什么時候買的"，"您的發票是什么時候開的呀"、" 當時發票開的抬頭是什么呀"、"當時是誰接待的呀" 等等，客戶覺得像在查戶口。

　　作為客戶服務人員，提這些問題的目的是為了了解更多的資訊，這些資訊對客戶服務人員是很有用的。可是客戶有的時候不愿意回答，懶得回答。"我早忘了"，，客戶會這么跟你說。因此在提了解性問題的時候，一定要說明原因 "麻煩出示一下您的身份證，因為要做登記"、"麻煩您辦理入一下密碼，因為……"，這叫了解性問題。

　　4、澄清性問題是指正確地了解客戶所說的問題是什么。

　　有時候會夸大其詞說 賣的是什么破手機呀，通話質量特別差，根本聽不清楚。北京有一家手機專賣店"中復電訊"，經常收到這種電話。這時客戶服務人員，首選要提澄清性問題。因為你這時候并不知道客戶所說的質量差，到了什么程度，這時可以問："您說的通話效果很差，是什么樣子，您能詳細地描述一下嗎?是一種什么樣的差?"了解客戶投訴的真正的原因是什么，事態有多嚴重，這叫澄清性問題。

　　5、征詢性問題是告知客戶問題的初步解決方案。

　　"您看…… ？”類似於這種問題叫做征詢性的問題。當你告知客戶一個初步解決方案後，要讓客戶做決定，以體現客戶是"上帝"。比如，客戶抱怨產品有質量問題，聽完他的陳訴，你就需要告訴他一個解決方案："您方便的話，可以把您的機子拿過來，可能需要在這放一段時間。

　　這就是我的解決方案"。再比方說你答應給客戶更換，因為是屬於退換承諾期內的，那這個時候客戶服務人員怎么去回答客戶呢?當發現確實有質量問題的時候，客戶服務人員往往跟客戶說："那這樣吧，給您換一個吧。

　　很少有人說："我幫您退了，您看可以嗎?"或者說："幫您退了，您看這樣行嗎?"為什么他不說後一句，因為您知道對方肯定會同意的。有的客戶服務人員在這個時候還要表現出是施舍給客戶的，所以忽略了運用性的問題來結束你對客戶的服務。

　　6、服務性問題也是客戶服務中非常專業的一種提問。

　　這個提問應在什么時候來用呢?一般來說，是在客戶服務過程結束時用的，其作用是什么呢?叫做超出客戶的滿意。"您看還有什么需要我為您做的嗎"?

　　當去一個檔次比較高的五星級酒店時，這句話會經常聽到。沒有經過培訓的人員通常都不會說這句話。服務性問題的提出是體現一個企業的客戶服務是否是優質的一個標準。

　　比方說，去一些檔次比較低的三星級賓館，前臺服務人員要幫客戶開門。打開門，客戶服務人員卻先進去了。而檔次高一些的酒店他就會讓客戶先進去，除非是提行李的人員。這就是高標準的客戶服務，而這種服務在普通地方您就很難享受得到。

　　7、開放式問題是用來引導客戶講述事實的。

　　比方說："您能說說當時的具體情況嗎?您能回憶一下當時的具體情況嗎?"，一句話問出來，客戶就滔滔不絕了，這就是開放式問題。

　　8、關閉式問題就是對客戶的問題做一個重點的復述，是用來結束提問的。

　　當客戶描述完問題以後，你說："您的意思是想重新更換產品，是這樣的嗎?"，這是一個關閉性的問題。

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