電算化會計信息系統應用實施簡介論文

電算化會計信息系統應用實施簡介論文

　　在治理領域中的機項目必須采用系統的予以組織，全過程的招生方案的制定則成為一個企業治理信息系統能否成功構架并健康運行的關鍵步驟。電算化信息系統是企業治理信息系統中的一個核心子系統，其應用實施盡不僅僅是某種會計軟件的使用過程，而更多地包含著系統目標規劃、業務流程和系統功能調整、以及各類系統檔案的治理等諸方面。

　　一、電算化會計信息系統應用實施的目標規劃

　　電算化會計信息系統的目標規劃是一個多目標，涉及到企業治理信息系統的方方面面，且對于不同的組織形式會有不同的目標約束，其中以下三個目標是必須充分考慮的。

　　1、企業內部信息充分共享。在電算化會計信息系統中，某些資金占用情況的變動，必須實時獲取、實時處理，并且能夠提供給相關部分使用。這種信息實時共享的目標，僅依靠財務治理的日清月結制度顯然難以保證目標的實現，只有通過先進的計算機技術，公道地設置信息采集點，才可能真正實現資金占用信息的實時處理。

　　信息的共享規劃題目還體現在原有會計電算化系統的其他方面。在一般會計軟件的往來賬治理功能中，已經記錄著各個往來客戶的資金交往信息，假如能夠很好地規劃這些信息的共事方案，就能有效地處理往來客戶的資信度信息。另外，通過有效的信息共事目標規劃，還有可能擴充生產本錢治理功能，使其具有處理勞動生產率信息的功能，擴充材料采購和產品銷售治理功能，處理供銷市場的變化與趨勢信息的功能等等。

　　2、全面參與企業經營決策過程。為了能實現這一目標，除了前面談到的以外，信息的處理方式以及信息的處理結果也是至關重要的。電算化會計信息系統的信息處理結果一般為各類會計報告，而這些會計報告的需求及時化及其形式多樣化將成為企業治理職員的必然要求。

　　傳統的會計報告根據持續經營和會計分期假設，按月、季、年編制。隨著生命周期不斷縮短、競爭日趨激烈、經營活動的不確定性日趨明顯的現實，會計信息的決策有效期明顯縮短，這就要求電算化會計信息系統有能力提供適時的會計報告。同時，企業經營規模的擴大，總括的財務信息很可能會掩蓋某些經營項目的實質，因此，必須要求電算化會計信息系統有能力提供分部會計報告和多元計價報告等多種形式的會計報告。

　　3、適應高新技術。計算機技術與通訊技術的飛速發展正是順應著人類對信息傳播與共享的需求，以實時信息共享為目標的電算化會計信息系統必須充分利用這一類高新技術發展所取得的相關技術成果。

　　以當前的計算機技術發展水平來看，在實施電算化會計信息系統時，可以采用寬帶網接進技術實現與企業組織外部的信息交換功能，在企業組織內部構建Internet以實現企業內部的信息共享功能。隨著商務技術的引進與發展，企業的經營方式會發生巨大的變化。在實施電算化會計信息系統時，必須充分考慮電子商務技術帶來的經營結算方式的變化，以便能夠滿足將來電子交易、電子結算等業務的功能需要。

　　二、電算化會計信息系統的會計業務流程與功能調整

　　在企業的生產經營活動中，各項高新技術的應用，諸如電子簽約、電子交割、電子結算、電子報關、網上采購等現代電子商務技術的應用，都必須要求有一個能夠與之相匹配的電算化會計信息系統作為基礎，在組織實施電算化會計信息系統過程中，必須對傳統的會計業務流程及其相關功能進行必要的調整。

　　1、業務流程的調整。在一般的會計軟件中，會計業務流程起始于原始憑證以及依此出寫的記賬憑證，基于輸進系統的憑證數據，即可形成各類賬、表及其相關會計報告。憑證被稱為會計軟件的數據源，而各類賬、表及其相關會計報告則為會計軟件所提供的財務信息。就的技術水平來看，會計業務流程的調整主要表現在會計數據的采集上。

　　在電算化會計信息系統中，數據源形式會變得復雜一些，實在時性也會要求得更高一些。例如，在一筆結算業務過程中，電算化會計信息系統既可以接受電子數據作為數據源，也可以接受業務發生以后的相關紙介質傳票作為數據源。無疑，前者的實時性明顯優于后者，但其安全性尚有待于電子商務技術的與普及。筆者以為，可以以接受電子數據作為即時數據源，同時輔以接受紙介質傳票作為驗證數據原的方式，重組會計業務流程。這樣，才能夠滿足財務治理對電算化會計信息系統的要求。

　　2、會計業務的功能調整。在一般情況下，作為電算化會計信息系統基礎的會計軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時，在會計軟件的數據庫中又確實存儲著足以產生相關會計報告所需的數據，這顯然是一種功能上的缺陷，對此有兩種方案可供選擇：第一種方案，要求會計軟件提供上述功能；第二種方案，根據工作需要即時進行數據庫數據的人工折取操縱。若采用第一種方案，系統本錢會增大，且很難保證能夠滿足所有的即時需求；若采用第二種方案，則對相關會計職員的職業素質有很高的要求，并要求他們必須具備很強的機相關軟件的使用技能。筆者以為，應該將二者結合起來，從而制定電算化會計信息系統的招生方案。即既要求會計軟件提供可以預見的各項公用功能，又同時設立會計數據員崗位，進行必要的會計數據人工折取處理工作。為了保證系統安全，會計數據的人工折取操縱必須限定在數據庫的只讀方式下進行。

　　三、電算化會計信息系統的檔案治理

　　電算化會計信息系統是一個極為復雜的人一機系統。為了系統能夠安全、健康的運行，檔案治理就成為一項重要的基礎性工作。在制定電算化會計信息系統的招生方案時，檔案治理制度必須是嚴格且具有實際操縱性的。

　　電算化會計信息系統的檔案可以分為三大類：會計數據檔案、系統開發與維護更新文本檔案和系統操縱痕跡記錄檔案。每一類檔案又可分別以紙介質、磁介質、光介質予以存儲。對于磁介質檔案，又可以有聯機與脫機兩種不同的存儲方式。因此，有效實施系統檔案治理是有一定難度的。

　　1、會計數據檔案治理。紙介質會計數據檔案指用計算機的打印機輸出的會計憑證、會計賬簿及會計報表，應該按照財政部頒布的《會計檔案治理辦法》實施治理。

　　光、磁介質會計數據檔案可分為數據和當前數據分別進行治理。對于歷史數據，應至少制作兩個備份，分別聰機保存；對于當前數據，則應采用定期備份、脫機保存的方式，以保證在系統發生故障時，能夠及時恢復，盡可能降低故障損失。

　　2、系統開發與維護更新文本檔案治理。這一類檔案包括系統設計說明書、系統使用說明書、程序源代碼以及系統數據字典等各項文本。這類檔案既有紙介質，也有光、孩介質，均應保存至系統停止使用或有重大更改后3年。

　　3、系統操縱痕跡記錄檔案治理。這是最輕易被忽略的一類檔案。按照財政部的規定，各類通過評審的會計軟件均必須具有保存操縱痕跡記錄的功能，某一人在何時以何種身份調用了哪些功能、進行了哪些操縱，均應—一記錄在案，以定期備份、妥善保存。這既構成了一種安全性保障，也提供了在發生事故后追查事故原因的依據。

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