淺析電子商務理念在數字檔案館服務中的理論與實踐
論文關鍵詞：電子商務 數字檔案館服務
論文摘要：本文對電子商務理念在數字檔案館服務中的理論與實際應用做了簡要探討。
1 電子商務理念與數字檔案館服務
1.1 電子商務
1.1.1 電子商務的概念與模式 在英文中主要有兩個詞與電子商務相對應：EB(electronicbusiness)、EC(electronic commerce)。EB稱廣義的電子商務(亦稱電子業務或電子商業)，由IBM公司于1997 年第一次正式使用，是許多IT企業和學者支持的觀點。EC稱狹義的電子商務(亦稱電子交易)，在世界貿易組織(WTO)及其成員國討論電子商務的政策性文件中就使用EC。
1.1.2 與傳統商務相比，電子商務的優勢 第一，交易虛擬化通過Internet為代表的計算機，整個交易全部都是虛擬化設置。利用互聯網進行貿易往來，雙方負責人自貿易談判、簽約再到確定交易等一系列程序，不再需要當面進行，均可利用計算機互聯網來實現。第二，降低了交易的成本。我們用網絡實現信息傳遞所產生的費用比電話、信件、傳真所支出要低的多。而且電子商務還可以減少一些之前傳統商務所必要的開支，如：中介費、信息成本、文件處理費、廣告服務費、印刷費、傳播費、還有店面的租金費等。第三，減少中間不必要因素。傳統貿易方式的費用過高、安排速度慢、容易出現誤差等缺陷已經不存在。同時，電子商務很大程度上縮短了交易的時間，使交易雙方可以直接進行貿易往來，所以，在某種概念上改變了社會經濟整體運行的方式。使整個交易過程更加方便快捷有效。第四，交易的透明化。在整體交易過程中，交易雙方從洽談、簽約到貨款的支持、交貨通知等都在電子屏幕上有所顯示，雙方可清晰看到，所以顯得比較透明化。
1.1.3 數字檔案館服務概述 何為數字檔案館信息服務呢，是指在網絡環境下，數字檔案館利用計算機、通訊以及網絡等現代技術來完成檔案信息采集、處理、存儲、傳遞以及提供利用等活動，從而達到“為檔案信息用戶提供所需數字檔案信息產品和服務、滿足檔案信息用戶解決現實問題的檔案信息需求”這一目的的過程。
1.1.4 電子商務理念對數字檔案館服務的影響 電子商務是從傳統模式向網絡模式轉化的最終產物，帶來了現代辦公模式的變化，也是人類進行社會實踐活動的補充力量所在。這種信息化和電子化趨勢在檔案管理工作中產生了很有價值的影響意義，同時也給人類帶來了方便。數字檔案館中的電子商務有一明顯的行業特性，它依靠網絡來進行數字化信息的搜索、保存以及傳遞，提供信息、收付資金、以及傳遞商品在這一過程中不可避免地存在著。
1.2 數字檔案館業務活動的開展與實施
利用電子商務的支持，數字檔案館業務活動方能得以順利開展與實施。數字檔案館提供了一項自動化程度很高的網絡作業環境，這就必然要充分利用網絡的高效率來提供相應的服務。在電子商務解決方案的支持下，利用電子商務交易系統來開拓業務工作的范疇、優化數字檔案館的業務流程，從而提高了服務質量以及工作業務的水平。
1.3 數字檔案館中電子商務服務的意義
電子商務所特有的開放性、高效性、以及互動性改變了檔案信息的相對封閉狀態。數字檔案館利用電子商務來實現檔案信息服務的商品化、市場化。電子商務提高檔案信息化發展的速度，更直接更方便的使檔案利用者與檔案管理工作者交流，其收益還可以彌補檔案館以及網絡建設資金欠缺，讓二者能充分利用現有條件來實現技術和設備的提高，以提供優質的社會服務。
2 數字檔案館中的電子商務
2.1 數字檔案館通過電子商務增加了商機和活力。數字檔案館通過電子商務，擁有了“事業性”、“公益性”、“福利性”等特點，強調具有社會效益的比較傳統性的檔案館所特有的信息服務形式，已經不再適應現代信息技術的發展。突破了老形式化體制，從而提高服務效率，進化操作流程，這些因素是檔案館生存與發展的必要保證，也是宗旨所在。我們都知道，商務聯機數據庫擁有著互聯網上最有價值的信息資源，用戶只需要具備一定的經濟支付能力，之后系統所帶來的簡便、快捷、高效等特性是過去傳統意義上的檔案館無法比擬的。
2.2 數字檔案館中的電子商務服務方式
2.2.1 繳費查檔：這是目前數字檔案館所提供的一項比較頻繁的電子商務，它需要客戶繳納一定的費用，方能獲得查閱使用數字檔案館內部的一些數據的資格與權利，從而滿足客戶查閱需求。
2.2.2 在線交易：所謂數字檔案館的在線交易，是指數字檔案館利用網絡所進行的時時交易等銷售行為。比如，可以利用網絡向用戶出售電子檔案信息、音像制品、檔案編研成果、編輯成冊的相關資料、個性化產品等在線服務。
2.2.3 聯合編目：指的是各大中小型檔案館聯合編制的程序，里面有各檔案館自己擁有的資源，然后上傳保存到中心數據庫，或者從中心數據庫下載所需要的檔案資源，從而記錄收納到本地的數據庫，來組織編制各種類別、載體的聯合目錄，從中所產生的費用都是通過網絡來進行交易的。聯合編目使檔案資源的共享更加有效得實現。
2.2.4 增值服務：檔案館的查詢、編研等工作需要非常專業技術，把館藏資源文化利用網絡進行編織整合，使各類用戶的特定需求更加有效地得到滿足，而且能運用本身的網絡資源優勢、檢索技術、跨行業，跨專業地進行查檔，該項成果凝聚了全體檔案工作人員的勞動與智慧，也就是所謂的增值信息。如果運用電子商務服務，
這種增值服務還會擁有更加廣闊的空間可以進行開拓發展，有著很大的潛力市場可開拓。
3 電子商務理念在數字檔案館服務中的應用
如今，在市場經濟不斷發展的社會里，電子信息是一項非常重要的商品。信息服務必須向著商業化的方向大力發展。在如此廣泛的網絡環境條件下，信息服務所特有的“廣泛性”、“充分性”、“實時性”、“精確性”，比以往的傳統模式更具特色。其一，它能打破信息的壁壘，進一步朝著理想市場環境方向發展，建設以用戶為中心的個性化服務；其二，它更加有助于商務流程透明化的形成。數字檔案館信息服務要想實現電子商務化，就必須要把3方面與檔案業務過程相關的系統緊密集成，而且要把它們全部運用于互聯網，這3各方面就是“用戶關系管理系統”、“信息管理系統”和“資源規劃管理系統”等。使用戶通過互聯網，與檔案館的工作人員，內外互動，做到實時信息交流以及知識間的共享。通過檔案館信息鏈的整體結合，使得用戶與檔案人員從單的渠道就可以訪問到所需要的信息，然后再利用這些信息做出合理的業務決策，達到最后執行決策，這樣一來就給用戶提供了一項定向的、全方位的服務，同時，使檔案館內部員工知識得到創新，共享得到充分實現，從而達到贏得商務機會并創造經濟效益的目的�？傊�，僅管我國數字檔案館在建設完善過程中不斷地引進電子商務的一些服務，可是和國外的數字檔案館建設仍然存在較大的距離。所以，我們需要把我國的數字檔案館建設在現有的基礎上不斷去完善，借鑒國外數字檔案館建設專業經驗，提高我國檔案人員的專業技術水平，以及檔案館的管理水平，進一步完善管理制度，在檔案館部門自身努力地基礎上，加上全社會的共同努力，讓我國數字檔案館的用戶充分享受更加完善、方便快捷的電子商務服務。
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