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項目管理的約束條件
任何項目都會在范圍、時間及成本三個方面受到約束,這就是項目管理的三約束。項目管理,就是以科學的方法和工具,在范圍、時間、成本三者之間尋找到一個合適的平衡點,以便項目所有干系人都盡可能的滿意。項目是一次性的,旨在產生獨特的產品或服務,但不能孤立地看待和運行項目。這要求項目經理要用系統的觀念來對待項目,認清項目在更大的環境中所處的位置,這樣在考慮項目范圍、時間及成本時,就會有更為適當的協調原則。
1.項目的時間約束
項目的時間約束就是規定項目需要多長時間完成,項目的進度應該怎樣安排,項目的活動在時間上的要求,各活動在時間安排上的先后順序。當進度與計劃之間發生差異時,如何重新調整項目的活動歷時,以保證項目按期完成,或者通過調整項目的總體完成工期,以保證活動的時間與質量。
在考慮時間約束時,一方面要研究因為項目范圍的變化對項目時間的影響,另一方面要研究,因為項目歷時的變化,對項目成本產生的影響。并及時跟蹤項目的進展情況,通過對實際項目進展情況的分析,提供給項目干系人一個準確的報告。
2.項目的范圍約束
項目的范圍就是規定項目的任務是什么?作為項目經理,首先必須搞清楚項目的商業利潤核心,明確把握項目發起人期望通過項目獲得什么樣的產品或服務。對于項目的范圍約束,容易忽視項目的商業目標,而偏向技術目標,導致項目最終結果與項目干系人期望值之間的差異。
因為項目的范圍可能會隨著項目的進展而發生變化,從而與時間和成本等約束條件之間產生沖突,因此面對項目的范圍約束,主要是根據項目的商業利潤核心做好項目范圍的變更管理。既要避免無原則的變更項目的范圍,也要根據時間與成本的約束,在取得項目干系人的一致意見的情況下,合理的按程序變更項目的范圍。
3.項目的成本約束
項目的成本約束就是規定完成項目需要花多少錢。對項目成本的計量,一般用花費多少資金來衡量,但也可以根據項目的特點,采用特定的計量單位來表示。關鍵是通過成本核算,能讓項目干系人,了解在當前成本約束之下,所能完成的項目范圍及時間要求。當項目的范圍與時間發生變化時,會產生多大的成本變化,以決定是否變更項目的范圍,改變項目的進度,或者擴大項目的投資。
在我們實際完成的許多項目中,多數只重視項目的進度,而不重視項目的成本管理。一般只是在項目結束時,才交給財務或計劃管理部門的預算人員進行項目結算。對內部消耗資源性的項目,往往不做項目的成本估算與分析,使得項目干系人根本認識不到項目所造成的資源浪費。因此,對內部開展的一些項目,也要進行成本管理。
由于項目是獨特的,每個項目都具有很多不確定性的因素,項目資源使用之間存在競爭性,除了極小的項目,項目很難最終完全按照預期的范圍、時間和成本三大約束條件完成。因為項目干系人總是期望用最低的成本、最短的時間,來完成最大的項目范圍。這三個期望之間是互相矛盾、互相制約的。項目范圍的擴大,會導致項目工期的延長或需要增加加班資源,會進一步導致項目成本的增加;同樣,項目成本的減少,也會導致項目范圍的限制。作為項目經理,就是要運用項目管理的九大領域知識,在項目的五個過程組中,科學合理的分配各種資源,來盡可能的實現項目干系人的期望,使他們獲得最大的滿意度。
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