民營企業如何構建行政管理體系

民營企業如何構建行政管理體系

　　民營企業是拉動中國經濟增長的重要力量和生力軍，在推動市場化、增加社會就業、參與技術創新、創造并引領消費方面，表現出了強大的能力。然而在行政機構設置、行政部門自我定位、行政部門的管理模式上還存在突出的問題。下面是yjbys小編為大家帶來的關于民營企業如何構建行政管理體系的知識，歡迎閱讀。

　　我國民營企業在行政部門的管理模式上存在突出問題

　　從現有民營企業行政管理部門的機構設置來看，一是一部分民營企業老板喜歡聘請從政府機構退下來的人員掌管行政或一些務虛部門，聘請他們處理企業對外對內關系，并期待他們在此方面有超出職業經理人的卓越表現。二是在部門及職能劃分上一般有兩種不同的做法，一種是讓行政管理部門成為第一大部，另一種選擇將行政(主管后勤、辦會)和辦公室(辦文、綜合辦事、政策分析、規劃發展等)的職能進行拆分，但無論如何進行拆分，其綜合職能和地位都是首要的。三是很大部分民營企業生搬現行政府體制的辦文、辦會、辦事規則，如沿用政府機構的公文處理系統，紅頭文件、通知、紀要等使用與政府部門類似的規范格式，在會議組織形式和內容方面借鑒政府部門的方式，但花費大量的時間和精力開會，卻大多是光開會不解決問題。

　　從現有民營企業行政管理部門的自我定位來看，自我定位本來應該是通過對企業經營相關的內部事務和活動進行有效的計劃、組織、控制、協調和監督，從而實現企業組織效能和管理效率提升的目的。然而，在實際工作中，無論是對企業行政管理部門負責人，還是對企業管理者，屢次提到的關鍵詞卻是“服務”。很多行政管理者擁有自己的“服務圣經”，即優先服務一把手，其次服務客戶，再次服務其他領導。能夠為企業高層管理者和外部賓客提供細致、周全的會議和后勤服務，輔以圓融地開展部分事務性、協調性工作的行政管理部門及其負責人，通常會被企業管理者認為是合格的，在360度績效考核中也會得到一個中間甚至偏上位置的分數。對于一個需要追求組織更高效率的企業來說，行政管理部門這樣的角色定位，很難說是準確而經濟的。

　　企業行政管理部門是企業管理費用的主要產生部門，民營企業中經行政管理部門列支的各項業務招待、會議支出、后勤費用支出、福利經費等行政開支，就占到企業管理費用的很大一部分;而行政部門又因為不直接產生或帶來經濟效益，相反卻消耗掉企業大量的人力、財力資源，受到其他部門的詬病。相較于行政管理中的計劃、組織、控制、協調和監督等職能，服務僅僅體現了自身的協調和組織職能，而真正能夠通過科學管理產生組織效益提升的計劃、控制和監督職能基本缺失。

　　從現有民營企業行政管理部門的管理模式來看，其內涵一般包括三個部分

　　從理念上來看，大多數民營企業的`行政管理被企業負責人當作是一種事無巨細的行為管理，很少要求(或不寄希望)行政管理部門能夠為企業負責人的經營決策提供輔助、支持、咨詢和參考作用。

　　從結構上來看，傳統實行所謂集團化管理的民營企業，其行政管理機構大多采用金字塔型的組織結構，由部門負責人管理行政會務(會務、前臺)、綜合文秘(文字秘書、領導秘書)、行政內勤(車輛、檔案、食堂等)等幾個科室，通過具體科室團隊實行對“辦文、辦會、辦事”基本職能的履行。

　　從方法上來看，因傳統思想認為行政管理是一項執行性和綜合性很高的工作，其管理成效很大程度上取決于管理人員的性格、才能、閱歷和綜合素質，故企業十分重視選拔一位成熟、老練、四平八穩、圓融通達的部門負責人，即便這名負責人不具備政府或事業單位從業經驗，但如果能有成熟穩重或圓融老練的性格特征，也是很重要的加分項，因為這種性格的人更容易同領導、客戶、平行部門和下屬部門建立信任關系。

　　構建創新型民營企業行政管理體系要樹立四種意識

　　一是“效益意識”。效益是民營企業的生命，“效益意識”應該成為行政管理工作的生命。行政計劃、行政組織、行政控制、行政協調和監督，是行政管理行為的應有內涵，是追求效益的關鍵環節。具體到實際工作中，要對行政管理支出的各種費用進行科學分析，將效益意識貫穿到行政計劃、組織、協調和監督等全部環節。如一般民營企業的行政采購費用由行政管理部門發起采購申請，領導審批后執行，中間的優化分析、監督環節容易缺失，也容易成為企業內部貪腐的源頭。而如果從效益意識出發，行政采購的一大部分可以使用公共平臺進行，實現降低采購成本、透明采購、降低庫存等效果，對行政采購效率的提升幫助甚大。

　　二是“制度意識”。民營企業行政管理者雖然非常需要考慮企業管理者個人的意志，并以此調整行政管理工作的重點和目標，但面對企業存在的“家長制”、“一言堂”等現象時，仍需全盤考慮，建立行政管理的長效監督和制約機制。沒有制度意識，僅靠人治意識，完全看領導眼色行事，只會損害企業內部員工的積極性，極大地降低企業行政的效率和活力，從而影響企業的正常、健康、有序發展。只有制度建設才能夠持久地正本清源，成為企業核心競爭力和企業文化的重要基石。所以，行政管理要強化制度管理對于企業規范化管理的重要性，要樹立“正”的意識，而不是在企業內部深化和強化“官僚意志”、繁文縟節和文山會海。

　　三是“全局意識”。民營企業的行政管理部門作為窗口部門，有更多的機會直接面向客戶、面向領導、面向全體員工;同時，作為綜合行政部門，還經常承擔黨支部、工會等工作，因此，部門負責人要從企業經營的全局考慮，確保行政機構的各個管理環節運轉靈敏，從而降低整個企業的行政協調和溝通成本，更高水平地為經營服務。比如，行政管理部門有更多機會接觸到企業負責人，也相對更了解管理團隊的經營理念和目標決策，所以行政管理要在深刻認識企業全局的基礎上，更加集約、合理地安排需要直接面向其他部門的會議、接待、溝通協調工作，更加準確地為內外宣傳、企業文化的建設出謀劃策，體現行政管理的深層次價值。

　　四是“人才意識”。民營企業的行政管理者，乃至民營企業負責人，很容易認為行政管理重在事務執行、重在溝通協調，不需要專業化管理人才，所以在很多企業的行政人員招聘中，人員素質同崗位的匹配注重實操經驗，而非管理才能和綜合素質，在實際管理中也不重視本部門內部的兼崗鍛煉和交流，使得會務人員無法承擔綜合文秘的部分職責，綜合文秘又不能有效承擔和完全了解后勤管理的精髓，造成行政人員的可輪崗程度較低，在部門設置上大而全之，使行政管理部門在成為第一大部的同時，也為企業帶來更多的人員成本。所以，行政管理者要建立“精簡全面”的人才意識，創造機會讓內部人員充分流動、成為全面手，在外部招聘中重視人員的綜合素質，在行政事務處理中滲透科學管理意識，有意識地將自己的部門打造成本企業各方面人才(如市場營銷、企宣等)的輸送和培養部門，也為自己突破瓶頸、職位晉升提供更多的空間和可能。

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