項目管理溝通的策略

項目管理溝通的策略

　　溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢。溝通的信息流表達：信息時間域流——記憶；信息空間域流——宿原；信息時空域流——傳播。下面是小編收集整理的項目管理溝通的策略，希望能夠幫助到大家。

　　溝通指在特定目標指引下、個人與個人或群體進行思想、情感、信息傳遞并最終達成協議的過程。在企業項目管理中，只有溝通才能使各方獲取更多有用的信息、發現管理存在的問題，才能做好項目管理工作。因此，從某種程度來說，溝通技巧和績效，會給企業項目管理工作帶來直接影響。這就要求我們提高認識，運用有效的溝通策略做好管理工作。

　　一、企業項目管理有效溝通的重要意義

　　確切來說，溝通是個體為了解他人思想而采取的一種信息獲取途徑。從微觀上來講，在溝通過程中，人們可以進行知識傳遞、思想交換和情感交流，最終獲得理解和支持。從宏觀上來講，溝通可以為信息資源取舍與甄別、企業決策提供依據，還可以營造良好的內部氛圍，促進人機管理的建立和完善。為了保證溝通的及時、高效，工作人員還要注意溝通的模式，做好溝通管理。通常來說，溝通管理過程主要由溝通計劃編制、信息發送、績效報告、管理收尾等組成，溝通管理模型有溝通者策略、聽眾策略、信息策略、渠道選擇策略和文化策略的管理模型之分。其中，溝通者策略的管理模型(圖1)最適用于弱矩陣組織，應用也最為廣泛，在此，筆者就以此為例，對溝通模型進行簡要分析。

　　溝通者策略模式指溝通主體為達到目的，通過對自身特點、身份背景、地位和素質等因素的綜合分析而財務的溝通策略。在這種模型中，溝通者要分析的問題有我是誰，自身定位(職責、能力、價值)，目標是否合理、有價值，是否有資源支持我的目標，我其實想得到那些人的支持，自身溝通目標是否會與他人目標發生沖突，目標實現后所帶來的結果等。然后再制定目標和策略，進行溝通技能和方式選擇。在這個過程中，溝通活動的發起者始終占據主要地位，發起者如果目標明確，技能較好，溝通目標實現的可能就較大。例如在資金有限的情況下，開發部門、制造部門和市場部都要參與活動資金爭取，誰的目標明確、策略合理，爭取到資金的可能就越大。

　　二、項目管理溝通的有效策略

　　(一)構建并完善溝通體系

　　項目管理溝通計劃實施需要在溝通體系健全的基礎上來進行，完善的內部溝通體系可以保證溝通過程、結果與目標的一致性。因此，企業要結合自身發展實際，以鏈式溝通為核心，構建一個多層次、跨部門的溝通網，為 溝通提供便利。其次，制定內部溝通計劃，根據自身組織結構和項目干系編制溝通方案，明確各部門、有關人員在業務信息溝通、戰略溝通、制度溝通中的職責和權限，要求各部門在溝通中突出情感交流與溝通，以營造積極向上的企業氛圍，構造良好的人際工作關系。在此基礎上，項目經理和負責人還要做好溝通管理工作，要求管理部門定期上交溝通分析報告，查看部門對溝通影響要素的了解情況，要求工作人員做好信息處理和溝通目標、渠道調整工作，以增強溝通管理的有效性。

　　(二)樹立正確的溝通態度

　　影響溝通的因素有很多種，其中，溝通態度是最重要的一個要素，溝通態度決定了你與他人溝通的程度和最終溝通效果。個體如果僅憑自身職務、地位和身份去溝通，而不考慮對方的想法和感受，必然會加大與對方的隔閡與溝通難度。這就要求溝通雙方在溝通過程中，首先要學會從別人的思維架構去考慮問題，進而體會對方的看法，揣摩對方會對自己的看法可能產生的意見。然后用真摯而充滿情感的語言詳細而準確地去表達自己的想法，使對方能聽進去自己的話，進而接受自己的想法。需要注意的是，在這一過程中，溝通的態度非常重要，個體要本著合作的態度去看待對方、看待問題，承擔責任，這是溝通目標得以實現的關鍵。例如，業務部門在溝通時，要適當考慮對方的需求，找出有歧義和引起雙方產生爭執的問題，然后以項目整體性為前提，在利益上雙方各退一步，共同解決問題，只有這樣才能取得良好的溝通效果。

　　(三)運用科學的溝通方法

　　所謂溝通方法，即個體在溝通中所選擇的搜集和發送信息的方法。在項目管理中，溝通的方法和途徑有許多種，如人們可以用口頭、書面等形式來溝通，也可以電話、網絡、會議形式來溝通，但是，溝通的關系是多方面的，它包括與用戶、與上級、與同事、管理人員之間的溝通等等。個體只有具備一定的溝通技巧，才能確保溝通的有效性。這就要求個體加強溝通技巧學習，運用合理的溝通方法去做好溝通。常用的溝通形式有口頭溝通、正式溝通、書面溝通和非正式溝通，溝通方法有報告、文件、會議、電話、視頻等，個體要根據溝通對象選用合理的溝通方法。例如在與上級溝通時，方式要嚴肅正式，要清楚領導權限，盡量用簡單的語言講清問題的關鍵，并給出幾個答案供領導選擇。在與項目組成員溝通時，可采用非正式方式進行直接溝通，并盡量站在項目、站在集體的角度去分析問題，以保證溝通沿著正確的軌道進行。

　　項目管理溝通的方法

　　一、與工程部門協調

　　項目負責人首先要理解工程總目標、理解工程部門運行項目流程機制。對于未能參加項目決策過程的項目管理人員，必須了解項目構思的基礎、起因、出發點，否則可能對項目管理目標及完成任務有不完整的理解，會給他的工作造成很大的困難。

　　二、與市場部門的協調

　　協調市場部門與其他相關部門的關系。

　　三、與安置部門的協調

　　要求安置部門全面負責工程項目安全質量監督管理、檢驗設備材料質量、督促按計劃落實工程進度、監督項目違紀行為，每月初報送《項目？月報》。

　　四、與業務部門的協調

　　堅持原則，實事求是，嚴格按規范、規程辦事，講究科學態度。

　　五、與物流部門的協調

　　項目管理人員在管理工作中應強調各方面利益的一致性和建設工程總目標：項目管理人員應鼓勵承包商將建設工程實施狀況、實施結果和遇到的困難和意見向他匯報，以尋求對目標控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對抗和爭執就越少。協調不僅是方法、技術問題，更多的是語言藝術、感情交流和用權適度問題。有時盡管協調意見是正確的，但由于方式或表達不妥，反而會激化矛盾。而高超協調能力則往往能起到事半功倍的效果，令各方面都滿意。

　　六、施工階段協調工作的主要內容如下：

　　與工程項目經理關系協調。從工程部門及其工程師的角度來說，他們最希望從項目負責人員處得到明確而不是含糊的指示，并且能夠對他們所詢問的問題給予及時的答復；希望項目負責人員的指示能夠在他們工作之前發出。一個既懂得堅持原則，又善于理解工程部門項目經理的意見，工作方法靈活，隨時可能提出或愿意接受變通辦法的項目管理人員肯定是受歡迎的。

　　進度問題的協調。由于影響進度的因素錯綜復雜，因而進度問題的協調工作也十分復雜。實踐證明，有兩項協調工作很有效：

　　一是代建和業務部門雙方共同商定計劃，并由雙方主要負責人簽字，作為工程合同的附件；

　　二是設立提前竣工獎，由監理工程師按一級網絡計劃節點考核，分期支付階段工期獎，如果整個工程不能保證工期，由項目管理人從工程款中將已付的階段工期獎扣回并按合同規定予以罰款。

　　質量問題的協調。在質量控制方面應實行安置部門工程師質量簽字認可制度。對沒有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設備和構件，不準使用；對工序交接實行報驗簽證：對不合格的工程部位不予驗收簽字，也不予計算工程量，不予支付工程款。在建設工程實施過程中，設計變更或工程內容的增減是經常出現的，有些是合同簽訂時無法預料和明確規定的。對于這種變更，安置工程師要認真研究，合理計算價格，與有關方面充分協商，達成一致意見。項目負責人員履行復查、監督職責。

　　合同爭議的協調。對于工程中的合同爭議，項目管理小組應先通過相關部門采用協商解決的方式，協商不成時才由當事人向合同管理機關申請調解。只有當對方嚴重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到補償時才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭議問題，不妨暫時擱置等待時機，另謀良策。

　　對外包單位的管理。主要是對分包單位明確合同管理范圍，分層次管理。將總包合同作為一個獨立的合同單元進行投資、進度、質量控制和合同管理，不直接和分包合同發生直接關系。對分包合同中的工程質量、進度進行直接跟蹤監控，通過總包商進行調控、糾偏。分包商進行中發生的問題，由總包商負責協調處理。當分包合同條款與總包合同條款發生抵觸，以總包合同條款為準。此外，分包合同不能解除總包合同所承擔的任何責任和義務。

　　七、與政府部門及其他單位的協調

　　重大質量事故，在工程部及相關部門采取急救、補救措施的同時，應立即向政府有關部門報告情況，接受檢查和處理。

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