怎樣實(shí)施高效的項(xiàng)目管理
項(xiàng)目管理是一個(gè)很復(fù)雜的過(guò)程，需要項(xiàng)目組各成員的努力，那么，怎樣進(jìn)行高效的項(xiàng)目管理呢?我們一起來(lái)探討探討!
一.需求獲取
需求開發(fā)在CMMI中有一個(gè)專門的過(guò)程域來(lái)描述，它在項(xiàng)目管理過(guò)程中也是很重要的一塊，因?yàn)楹罄m(xù)的設(shè)計(jì)、開發(fā)等都是基于需求。如果需求獲取不正確或在需求開發(fā)過(guò)程中很多功能沒(méi)有挖掘出來(lái)的話，那么在后期選擇彌補(bǔ)時(shí)，將會(huì)造成項(xiàng)目延期以及成本的大幅度增加。
需求開發(fā)的目的是產(chǎn)生和分析客戶、產(chǎn)品和產(chǎn)品組件需求。需求是客戶在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就有的一個(gè)遠(yuǎn)景，在項(xiàng)目管理過(guò)程中它得到不斷的變更和細(xì)化�？蛻舾鶕�(jù)需求會(huì)決定在整個(gè)項(xiàng)目的需求中，要承辦方具體要做些什么，即承辦方的任務(wù)，承辦方具體要實(shí)現(xiàn)哪些需求。承辦方在明確了需求后，就會(huì)開始后期的設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試、部署等工作。
需求獲取的目的是通過(guò)各種途徑獲取用戶的需求信息，由于在實(shí)際工作中，大部分客戶是無(wú)法完整地講述其需求，因此需求獲取是一件看似簡(jiǎn)單，做起來(lái)很難的一件事情。在需求獲取過(guò)程中，主要需要弄清楚3個(gè)問(wèn)題，即：明確需要獲取的信息(What)、明確所獲取信息的來(lái)源和渠道(Where)和怎樣獲取需求(How)。下面我們分別對(duì)這三點(diǎn)進(jìn)行講述。
1、明確需要獲取的信息(What)
需求分析師應(yīng)在需求獲取前明確需要獲取的信息，以確保在實(shí)施需求獲取時(shí)有的放矢。
通常需求獲取要獲取的信息包括三大類：
1)與問(wèn)題域相關(guān)的背景信息(如業(yè)務(wù)資料，組織結(jié)構(gòu)圖，業(yè)務(wù)處理流程等);
2)與要求解決的問(wèn)題直接相關(guān)的信息;
3)用戶對(duì)系統(tǒng)的特別期望與施加的任何約束信息。
2、明確所獲取信息的來(lái)源和渠道(Where)
接著需求分析師還應(yīng)確定獲取需求信息的來(lái)源與渠道，以提高需求分析師在需求獲取階段的工作效率，使得所收集的信息更加有價(jià)值、更加全面。
需求信息的來(lái)源通常包括：
1)來(lái)自客戶的需求：
a)舊系統(tǒng)的用戶或客戶對(duì)系統(tǒng)安裝、使用、維護(hù)、管理等方面的需求;
b)系統(tǒng)的潛在用戶或客戶對(duì)系統(tǒng)的需求。
2)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)與不足;
3)國(guó)家政策、業(yè)務(wù)規(guī)則以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);
4)實(shí)施產(chǎn)品設(shè)計(jì)所需滿足的需求;
5)執(zhí)行測(cè)試驗(yàn)證工作所需滿足的需求;
6)實(shí)施系統(tǒng)安裝、維護(hù)所需滿足的需求。
獲取需求信息的渠道包括：
1)用戶或客戶;
2)公司研發(fā)管理部門;
3)公司技術(shù)管理部門
4)項(xiàng)目實(shí)施部門;
5)營(yíng)銷管理部門;
6)舊有系統(tǒng)的研發(fā)項(xiàng)目組;
7)來(lái)自項(xiàng)目組內(nèi)。
3、怎樣獲取需求(How)
接下來(lái)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)選擇至少一種需求獲取技術(shù)獲取相關(guān)的需求，作為需求分析的依據(jù)。需求獲取技術(shù)包括但不限于：
1)用戶訪談
用戶訪談的形式包括結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化兩種。結(jié)構(gòu)化是指事先準(zhǔn)備好一系列問(wèn)題，有針對(duì)性地進(jìn)行;非結(jié)構(gòu)化是只列出一個(gè)粗略的想法，根據(jù)訪談的具體情況進(jìn)行發(fā)揮。有效的訪談需要靈活的結(jié)合這兩種方法。
用戶訪談具有很好的靈活性，有較廣的應(yīng)用范圍，但實(shí)際操作時(shí)存在許多困難，例如客戶經(jīng)常很忙，難以獲得充足的訪談時(shí)間;客戶訪談需要需求分析師有很強(qiáng)的溝通能力，同時(shí)也要求需求分析師有足夠的相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識(shí)。
2)用戶調(diào)查
用戶調(diào)查是通過(guò)精心設(shè)計(jì)提問(wèn)問(wèn)題形成調(diào)查問(wèn)卷，然后下發(fā)到相關(guān)人員手中，讓他們填寫答案，來(lái)獲取用戶需求。
用戶調(diào)查的方法最大的缺點(diǎn)是缺乏靈活性，由于缺乏面多面的交流，所獲取的信息量也比較有限。因此在實(shí)際工作中，我們建議可以先采用用戶調(diào)查的方式獲取一定量的信息，然后有針對(duì)性地開展用戶訪談。
3)現(xiàn)場(chǎng)觀摩用戶的工作流程，觀察用戶的實(shí)際操作
俗話說(shuō)，“百聞不如一見(jiàn)”，對(duì)于一些較為復(fù)雜的流程和操作而言，是比較難以用語(yǔ)言和文字進(jìn)行表達(dá)的，對(duì)于這種情況，可以采用到客戶的工作現(xiàn)場(chǎng)，一邊觀察，一邊聽(tīng)客戶講解，從而更直觀的了解客戶需求。
4)從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則中提取需求
如果用戶要求所開發(fā)的軟件產(chǎn)品必須滿足一定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)則，需求分析師可以通過(guò)閱讀政策法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)則以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等各類相關(guān)的文檔，并與相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)專家進(jìn)行業(yè)務(wù)交流來(lái)了解客戶的需求。
這種方法要求需求分析師有一定的行業(yè)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，能夠了解行業(yè)的'發(fā)展動(dòng)向，這對(duì)從技術(shù)出生的需求分析師來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的考驗(yàn)。
5)文檔考古
對(duì)于一些數(shù)據(jù)流比較復(fù)雜的、工作表單較多的項(xiàng)目，有時(shí)是難以通過(guò)說(shuō)或者觀察來(lái)了解需求細(xì)節(jié)的.
這個(gè)時(shí)候就可以通過(guò)對(duì)歷史存在的一些文檔進(jìn)行研究，考古一詞非常形象地說(shuō)明了其主要的工作重心是通過(guò)已經(jīng)填寫完畢的、也就是帶有數(shù)據(jù)的文件、表單、報(bào)告，獲得所需的信息。
6)需求討論會(huì)
這是一種相對(duì)來(lái)說(shuō)成本較高的需求獲取方法，但也是十分有效的一種。它通過(guò)聯(lián)合各個(gè)關(guān)鍵客戶代表，分析人員，開發(fā)人員，通過(guò)有組織的會(huì)議來(lái)討論需求。
在會(huì)議之前，應(yīng)該將與討論主體相關(guān)的材料提前分發(fā)給所有將要參加會(huì)議的人。在會(huì)議開始之后，先針對(duì)材料所列舉的問(wèn)題進(jìn)行逐項(xiàng)專題討論，然后對(duì)原有系統(tǒng)、類似系統(tǒng)的不足進(jìn)行開放性交流，并在此基礎(chǔ)上對(duì)新的解決方案進(jìn)行構(gòu)思，在此過(guò)程中將所有的想法、問(wèn)題和不足記錄下來(lái)，形成一個(gè)要點(diǎn)清單，作為后續(xù)需求分析的依據(jù)。
7)原型法
原型(prototype)即把系統(tǒng)主要功能和接口通過(guò)快速開發(fā)制作為“軟件樣機(jī)”，以可視化的形式展現(xiàn)給用戶，及時(shí)征求用戶意見(jiàn)，從而明確無(wú)誤地確定用戶需求。同時(shí)，原型也可用于征求內(nèi)部意見(jiàn)，作為分析和設(shè)計(jì)的接口之一，可方便于溝通。原型法主要價(jià)值是可視化，強(qiáng)化溝通，降低風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)省后期變更成本，提高項(xiàng)目成功率。
原型法的優(yōu)點(diǎn)是：
i)鼓勵(lì)業(yè)務(wù)管理者的積極參與;
ii)有助于解決業(yè)務(wù)管理者之間的差異; 來(lái)源:學(xué)優(yōu)網(wǎng)網(wǎng)
iii)能給業(yè)務(wù)管理者一個(gè)對(duì)最終系統(tǒng)的直觀感受;4)周期短;5)成本低;6)用戶較滿意。
但原型法也有缺點(diǎn)，主要為：
i)導(dǎo)致人們認(rèn)為最終系統(tǒng)將很快產(chǎn)生;
ii)對(duì)系統(tǒng)操作權(quán)限的說(shuō)明較弱;
iii)不適合于開發(fā)大系統(tǒng);
iv)開發(fā)過(guò)程管理困難。
在實(shí)際開發(fā)過(guò)程中，筆者所在公司一般比較常用的需求獲取方法是用戶訪談、需求討論會(huì)和原型法。對(duì)于相對(duì)較小的項(xiàng)目，筆者極力推薦原型法，因?yàn)橥ㄟ^(guò)可視化的界面，可更容易的、更快的挖掘客戶的需求。 來(lái)
二、人員配置
在整個(gè)項(xiàng)目的生命周期中，可能涉及到開發(fā)方的角色如下：
1、需求分析師
完成產(chǎn)品或項(xiàng)目的需求調(diào)研和開發(fā)，將客戶的需求變成產(chǎn)品需求，參與需求的討論和分析，完成需求規(guī)格說(shuō)明書等的編寫。
2、系統(tǒng)架構(gòu)師
系統(tǒng)架構(gòu)師負(fù)責(zé)理解系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求，并創(chuàng)建合理、完善的系統(tǒng)體系架構(gòu)。架構(gòu)師也負(fù)責(zé)通過(guò)軟件架構(gòu)來(lái)決定主要的技術(shù)選擇。這典型的包括識(shí)別和文檔化系統(tǒng)的重要架構(gòu)方面，他側(cè)重于系統(tǒng)的質(zhì)量屬性設(shè)計(jì)，包括系統(tǒng)的可靠性、可測(cè)試性、可重用性、可維護(hù)性、可重用性、可擴(kuò)展性、性能指標(biāo)、組件框架設(shè)計(jì)、共用基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)等。
3、系統(tǒng)分析員
該角色是系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的一個(gè)主要角色，他參與需求分析、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)、系統(tǒng)質(zhì)量屬性設(shè)計(jì)等過(guò)程。
4、項(xiàng)目經(jīng)理
項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目溝通的紐帶，他執(zhí)行項(xiàng)目的進(jìn)度跟蹤、質(zhì)量管理、客戶非技術(shù)人員業(yè)務(wù)交流、項(xiàng)目成員共同、非技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)管理等職責(zé)。
5、配置管理員
該角色的職責(zé)是完成項(xiàng)目中各文檔的管理等。
6、QA
重點(diǎn)關(guān)注軟件過(guò)程的質(zhì)量，在項(xiàng)目中，主要執(zhí)行的是監(jiān)督的作用，他參與需求評(píng)審、設(shè)計(jì)評(píng)審等過(guò)程。
7、開發(fā)人員
完成系統(tǒng)的編碼，在有些公司，開發(fā)人員還需要進(jìn)行部分功能模塊的設(shè)計(jì)。
8、測(cè)試人員
進(jìn)行系統(tǒng)的測(cè)試，例如功能測(cè)試、集成測(cè)試、系統(tǒng)測(cè)試和驗(yàn)收測(cè)試等，在測(cè)試前期，需要編寫測(cè)試計(jì)劃，并編寫測(cè)試用例來(lái)輔助測(cè)試。
9、美工
負(fù)責(zé)美化系統(tǒng)界面。
10、項(xiàng)目實(shí)施人員
職責(zé)為進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施。
根據(jù)項(xiàng)目的大小等的不同，上面的人員配置可能有一些合并，例如在一些較小的項(xiàng)目中，可能會(huì)將系統(tǒng)架構(gòu)師、系統(tǒng)分析師、項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)都統(tǒng)一到項(xiàng)目經(jīng)理身上。在一些項(xiàng)目中，若具有系統(tǒng)架構(gòu)師、系統(tǒng)分析師和項(xiàng)目經(jīng)理三個(gè)角色，有一些人也很容易搞混，在網(wǎng)上有人進(jìn)行了比較明確的區(qū)分，下面讓我們來(lái)看看下面的表格：
三、項(xiàng)目管理中需要注意的問(wèn)題
大家都知道，項(xiàng)目管理的四要素為：質(zhì)量、進(jìn)度、成本和資源。這四項(xiàng)如果有一項(xiàng)超出控制，項(xiàng)目就可能會(huì)失敗。在筆者的實(shí)踐過(guò)程中，總結(jié)了如下注意事項(xiàng)：
1、明確各人員的任務(wù)
明確各人員的任務(wù)并對(duì)其進(jìn)行確認(rèn)。例如，對(duì)各開發(fā)人員任務(wù)的詳細(xì)分配后，有些開發(fā)人員并不一定清楚了自己所要做的事或理解有出入，做到后來(lái)，才發(fā)現(xiàn)所做的和項(xiàng)目所需要的南轅北轍，到了這個(gè)時(shí)候才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，補(bǔ)救不及時(shí)的話很可能引起進(jìn)度的拖延和成本的增加，所以項(xiàng)目經(jīng)理需要進(jìn)行確認(rèn)。
2、跟蹤項(xiàng)目情況
很多開發(fā)人員都有這樣的情況，前期開發(fā)比較輕松，一到要驗(yàn)收的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)很多功能還不完善，存在很多bug，于是為了在指定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，只得加班加點(diǎn)。其實(shí)這也是管理不善引起的，因?yàn)闆](méi)有定期的跟蹤項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目所處的狀態(tài)不太清楚，所以導(dǎo)致了這種情況。
3、進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和管理
在項(xiàng)目管理過(guò)程中，風(fēng)險(xiǎn)分析也是一個(gè)很重要的方面，風(fēng)險(xiǎn)包括很多方面，例如技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)等。
若在項(xiàng)目管理不注意風(fēng)險(xiǎn)的管理，那么當(dāng)項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，很可能引起項(xiàng)目管理的四要素的問(wèn)題出現(xiàn)。例如若項(xiàng)目組盲目引入新技術(shù)，在中后期才發(fā)現(xiàn)該新技術(shù)在該系統(tǒng)中不合適。再例如，若在項(xiàng)目后期主要設(shè)計(jì)或開發(fā)人員跳槽，若沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)管理，沒(méi)有采取規(guī)避或減弱措施，那么當(dāng)這些風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生時(shí)，將會(huì)帶來(lái)很大的影響。
4、重視需求開發(fā)
有些項(xiàng)目組對(duì)需求開發(fā)不太重視，做需求開發(fā)時(shí)沒(méi)有深度挖掘客戶的需求，在中后期還在進(jìn)行需求的大幅調(diào)整，在進(jìn)度等方面當(dāng)然也會(huì)受到很大的影響。需求是后續(xù)開發(fā)的根本，后續(xù)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試等都是基于它的，因而也是重中之重，需要引起大家的重視。
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