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企業采購業務管理與控制
采購，是指購買物資或接受勞務及支付款項等相關活動。采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集到采購結算的采購活動的全過程，對采購過程中各個環節狀態進行嚴密的跟蹤、監督，實現對企業采購活動執行過程的科學管理。
一、采購需求請購與審批
企業要強化采購需求的管理，各部門需求計劃以項目管理形式與設計、技術、工程、生產等部門及時進行信息交流和溝通及現場實測數據，來明確數量、資金、訂貨要求和時間，確保需求計劃物資的準確性。
建立采購申請制度，明確相關部門或人員的責任權限及相應的請購審批程序。使用部門根據需求計劃，結合庫存物資情況編制采購請購單，經主管領導批準，交采購部門，采購部門根據采購請購單歸類匯總，結合在途材料情況和市場變化，科學統籌安排采購計劃，并按規定的權限和程序審批后執行。對于超計劃和計劃外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續。
二、供應商的選擇與控制
供應商的管理是企業采購業務流程中非常重要的環節。供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。企業加強采購渠道的管理，可以保證選擇供應商的行為公平、公正、公開，降低采購物資的成本、節省采購費用。企業應建立科學的供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，由采購部門和相關部門共同參與詢價程序，確定合格的供應商清單，健全企業統一的供應商信息。在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協議。
三、采購合同協議的控制、價格的審核
建立合同管理制度，構造合同簽訂的流程，明確相關人員的權利和責任，擬訂合同文本時應當準確表述合同條款，明確雙方權利義務和違約責任。及時與供應商簽訂符合國家法規的附有編號的合同，按照采購權限規定，由各級授權人進行審核，如：合同數量是否與請購單一致。合同審核同意后，加蓋合同專用章。對于涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，如果影響重大，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關工作。
制定科學的采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、談判采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。對于價格管理，價格管理人員要整理收集各種物資的價格信息、成交的歷史價格信息、供應商產品報價信息來確定物資采購的價格，定期研究常用物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定物資品種的采購執行價格或參考價格。建立采購價格數據庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。
四、采購驗收入庫的控制
企業應對采購物資進行檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。企業應制定嚴格的物資驗收管理制度，明確相關檢測、倉管人員的權限和責任。建立采購驗收程序、方法、標準，由專門的驗收機構或驗收人員對對入庫產品進行檢驗，檢驗合格后轉由倉管人員對物資數量、規格、型號進行驗收。若驗收合格，由倉管人員填寫入庫單，經送貨人員簽字確認分別傳給財務部門、采購部門，并記錄倉庫存貨日記賬。對于驗收過程中發現的異常情況，相關機構應當查明原因并及時處理，給企業造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關單位進行索賠。
五、采購結算付款的申請審批與執行
在辦理結算業務時，企業財務部門應嚴格審核采購合同規定、采購發票、結算憑證、驗收證明等的真實性、完整性、合法性及合規性并及時入賬。經辦人員編制付款計劃、填寫，各部門審批后，財務部門依據付款申請單對付款進行復核后，選擇合理的付款方式付款。企業應當加強采購付款的管理，完善付款流程，防止企業資金損失或信用受損。加強對預付款和定金的管理，定期對大額或長期預付款進行追蹤核查。指定專人定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。
完善對采購業務的管理與控制，不僅能夠較好地保證物資供應順暢，使其與生產和銷售等各環節緊密銜接，還可以有效降低采購成本，促進企業生產經營持續穩步發展，提高企業的經濟效益，實現企業的預期目標。
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